江苏十一选五走势图连线|江苏十一选五走势图
歡迎光臨甘肅檔案信息網! 今天是
歡迎光臨甘肅檔案信息網! 今天是
微信公眾號   |  無障礙閱讀   |   RSS訂閱   |  設為首頁  |  加入收藏

檔案信息公開

中國檔案信息化發展的現狀與趨勢

發布時間:2014-01-23 15:19:35  作者:中國檔案學會檔案自動化管理技術委員會  來源:中國檔案學會檔案自動化管理技術委員會  瀏覽次數:

1前言

  檔案信息化是通過運用現代信息技術實現檔案信息資源的規范管理和有效共享、開發與利用。檔案信息化以檔案信息資源建設為核心,以檔案網絡建設為平臺,以擴大檔案信息資源開發利用為目的,加快推進檔案資源數字化、信息管理標準化、信息服務網絡化的進程,促進檔案事業持續快速健康發展,為社會各項建設服務。

1.1檔案信息化發展的社會環境

  檔案信息化的社會環境已經具備。社會信息化發展已經開始帶動檔案信息化發展,檔案信息化建設也是信息社會建設的重要的有機組成部分。20世紀80年代以來,信息技術的快速發展和廣泛應用,引發了一場新的全球性產業革命——信息產業革命。在這場新興的產業革命中,國民經濟與社會發展的信息化是一項核心的內容,信息化水平已成為衡量一個國家和地區現代化水平的重要標志。黨的十七大報告指出:"大力推進信息化與工業化融合,促進工業由大變強。”我國信息化發展開始進入全方位、多層次推進的新階段,各行各業、各個領域的信息化迅猛發展,信息化已成為我國國民經濟與社會發展的必然趨勢。檔案作為信息資源,面對信息化的發展潮流,檔案信息化也必然成為檔案事業發展的戰略選擇,這是時代賦予檔案事業的要求,攸關檔案事業的發展前途。同時信息化也是檔案事業創新發展的契機,無論是國家信息化中對于信息資源建設作為核心內容的要求,還是先進的信息技術為手段為檔案各項事業的發展所提供的技術支持和保障,都是檔案事業實現改革與發展的重要契機,檔案部門必須緊緊抓住這一重要發展機遇期,適應時代發展的要求,積極作為,科學謀劃,夯實檔案信息資源作為國民經濟與社會發展的戰略性基礎信息資源的地位,通過檔案信息化推動檔案事業的跨越式發展。

  檔案信息化建設符合社會需求與活動規律。社會信息化導致檔案數量劇增,檔案載體呈現多樣性,檔案內容分散交叉,檔案部門必須改變傳統管理方法,一方面由于社會信息量的激增和新型載體的應用,不宜用傳統的方法來管理檔案;另一方面由于社會對檔案信息的需求不斷增加,傳統的檔案管理方法已經不能完全滿足這種需要。國家行業電子政務和電子業務的普遍應用,大大拓寬了檔案信息的服務空間,對檔案資源服務的內容和方式提出了更新更高的要求,促使檔案工作跳出傳統的狹窄思維,適應社會發展,改變管理理念,創新服務方式,利用現代信息技術搭建數字化、網絡化的信息服務平臺,有效積累和儲備國家信息資源,真實保存社會記憶,實現更大范圍和更多種類的檔案信息資源互補與共享,以適應社會發展和國家信息化建設的需要。

1.2檔案信息化發展的技術環境

   檔案信息化發展的技術環境已經具備。計算機網絡的普及促進了信息化的進程,網絡技術、數據庫技術、數據存儲等各種信息技術的迅猛發展,為檔案信息資源的科學保管和開發利用創造了前所未有的技術條件,網絡基礎設施不斷改進完善也為檔案信息化建設創造了良好的硬件環境;同時實現檔案信息資源共享,為社會提供全面、準確、快速、方便的檔案信息服務提供保障。

1.3檔案信息化發展的政策環境

     2000年,王剛同志提出了全國檔案信息化建設任務的要求,隨后國家檔案局組織有關部門對檔案信息化建設開展研究,提出了全面推進檔案信息化建設戰略部署,全國檔案信息化工作全面啟動。2002年,國家檔案局發布《全國檔案信息化建設實施綱要》,開通了國家檔案局網站,并在深圳召開了數字檔案館建設現場演示會,全國檔案信息化建設進入全面推進階段。2003年,中央辦公廳明確提出要"建設檔案數據庫”,并且作為信息資源體系建設的重要任務之一。2005年,審議通過的《檔案事業發展"十一五”規劃》,將檔案信息化作為新時期檔案事業發展的一項重要工作,提出了"以為黨和國家中心工作和各項建設事業有效服務為目標,以國家檔案資源建設為核心,以檔案信息化建設為重點”的指導思想和"建設較大規模的全國性、系統性、分布式、規范化的檔案信息資源庫群,建立一批電子文件中心和數字檔案館,實現檔案信息資源社會共享”的總體目標。2006年以來,楊冬權局長在各種會議上強調檔案部門要把握大局,珍惜機遇,適應國家和社會信息化發展對檔案事業發展的影響和要求,提出無論是各級機關團體、企事業單位,還是各級各類檔案館,都要在加強檔案資源建設的同時,加快采用信息技術,充分利用網絡優勢,提高遠程服務的能力,建設覆蓋廣泛、內容豐富、檢索方便、利用快捷的檔案利用體系。

2國家檔案信息化發展進展

2.1檔案數字化建設

  檔案數字化是目前檔案信息化建設的重要內容之一,"十一五”期間,許多檔案部門在國家檔案局一系列政策標準的支持和引導下,開展了不同程度的數字化工作探索。檔案數字化工作迅速發展,檔案數字化的規模不斷擴大,檔案數字化的規范日漸成熟,檔案數字化加工市場已經逐漸形成,檔案數字化對象不斷豐富,不僅僅局限在紙質檔案方面,已經擴展到照片、圖像、錄音、錄像、電影膠卷、縮微膠片等各種不同種類載體檔案的數字化。

2.1.1政策引導

  《全國檔案事業發展"十一五”規劃》中明確提出:根據"統一領導、標準先行、利用優先、分步實施”的原則,有序推進傳統載體檔案數字化進程。充分利用信息化手段,對國家綜合檔案館館藏檔案進行數字化加工和數據資源整合,制定統一標準,規范檔案數字化與網絡化建設,按照共建共享、互聯互通的要求,建立與完善國家檔案信息目錄數據庫、紙質檔案全文數據庫和多媒體檔案數據庫等各類檔案數據庫。各地區也都把檔案數字化作為編制本地區的檔案事業發展規劃的重要內容之一,并根據各地的特點提出了明確的目標。如北京市提出"十一五”期間市檔案館數字化率達到全部館藏的50%,上海市提出全市各級檔案館數字化全文達到8000萬頁等。

  2006年,國務院信息化工作辦公室和國家檔案局聯合進行"檔案信息資源開發利用試點工作”,檔案數字化作為重要內容之一被列入試點范圍;2008年,國家檔案局在中國科學院召開了"中央國家機關檔案數字化和整理現場會”,楊冬權局長強調:檔案數字化工作促進了檔案工作由傳統管理模式向現代管理模式轉變,由傳統利用模式向現代利用模式轉變,不但可以便捷全面地提供檔案信息,而且可以有效地保護檔案原件,確保檔案實體安全,應該積極開展,大力推進,以此為抓手,全面提升檔案工作的水平;2010年,國家檔案局正式提出建立檔案安全保密體系,檔案數字化成為安全保密體系建設的重要內容,檔案數字化作為一項檔案基礎業務的地位得到了確立。

  在國家檔案局相關政策的鼓勵下,全國各地檔案數字化工作蓬勃發展,許多地方檔案館都提前或超額完成了"十一五”規劃中有關檔案數字化的目標,檔案數字化成果的利用率不斷提高。同時,各地采取不同措施加強機關檔案室數字化建設,如北京要求2011年起市屬單位向市檔案館移交檔案時必須同時移交齊全完整的數字化副本,杭州市財政每年撥出資金專門用于向市檔案館移交檔案的前期數字化工作。

  

2.1.2檔案數字化實踐探索

  在檔案數字化的實踐活動中,各地檔案部門依據各自不同的檔案特點和經濟條件做出了不同的選擇,具有代表性的是北京市檔案館和長春市檔案館的探索。

  北京市檔案館在數字化建設中率先提出了"全面數字化”的戰略,對除個別檔案(實物、會計憑證等)外的全部館藏實現數字化,計劃用20年時間,對館藏200余萬卷檔案全部進行數字化;其次,數字化范圍涵蓋各種不同的檔案載體,包括紙質、縮微品、照片、音頻視頻等。第三是數字化的檔案內容齊全,館藏檔案的所有全宗每一案卷都要數字化。"全面數字化”既是一個目標,也是一種方法,它是根據北京市檔案館的館藏特點和北京的社會經濟條件制定的,截止到2009年底,館藏紙質檔案數字化率已經超過50%,館藏聲像檔案全部完成了數字化(新接收的奧運檔案除外)。

  長春市檔案館在數字化過程中,以客觀需要和現實可能為基礎,以提高效率和增加效益為目標,堅持"有所為,有所不為”,有重點、分層次地進行檔案數字化。長春市檔案館引入數學模型,對多年檔案利用登記進行了多角度的統計分析,按照各全宗檔案利用目的、利用頻率、利用年代、所占比重、基數大小分類排隊,最后精選出占館藏檔案卷數10%、占館藏檔案利用率90%的20個全宗作為首批數字化對象,并把關系民生、利用最頻、惠及百姓的調配檔案作為突破口,取得了良好的效果,并在數字化實踐中總結出"現用現掃”、"以用定掃”和"常用先掃”等行之有效的工作原則。

2.1.3檔案數字化發展的特點

  "十一五”期間,檔案部門在數字化建設中,已經逐漸形成了一套完整、成熟的方法,雖然目前國家和行業標準還不完善,但是各地數字化建設的思路和做法大同小異,標準和手段基本一致。具體呈現以下特點:

  數字化加工環節不斷細化。隨著檔案數字化實踐的開展,檔案數字化加工的環節越來越精細,逐漸形成了以檔案整理、檔案掃描、圖像處理、圖像存儲、數據掛接、數據驗收、數據備份、數字化成果管理等環節所組成的一整套數字化加工流程,并且每個環節都有相應的標準和要求。加工環節的標準化是檔案數字化工作成熟的重要標志,從任務分發到各環節管理,從流程控制到質量監督都能夠通過計算機進行過程管理,數字化的效率和質量得到很大提高。

  數字化標準不斷提高。檔案部門早期開展的數字化實踐中,數字化成品的標準主要以滿足網絡利用為出發點,以紙質檔案數字化為例,圖像基本采用黑白200dpi方式掃描,僅有個別地方采用灰度掃描。"十一五”時期,隨著存儲成本大幅降低和網絡帶寬迅速增長,越來越多的檔案部門在開展數字化工作時,除了滿足基本利用以外,還綜合考慮全文檢索、制作仿真件等需求,數字化的精度不斷提高,彩色掃描大量使用,數字化成品的質量顯著提高。

  數字化生產日趨社會化。早期的檔案數字化生產大多以檔案部門自主加工為主,由于受到人員、設備、規模、經驗和管理等條件限制,數字化質量難以得到保證。"十一五”期間,數字化生產由檔案部門自主加工開始向社會化服務轉變,除了涉密部門以外,在開展數字化生產時尋求社會化專業機構服務已經成為首選。

2.2電子文件管理

2.2.1電子文件應用狀況

  由于國家信息化的整體推進,信息技術已在各行各業得到普遍應用,各組織機構、企事業單位的文件檔案工作環境正由紙張環境向電子環境遷移,許多領域正逐步實現業務活動電子化、無紙化。以北京市為例,截至2008年已建成了590多個信息系統,覆蓋宏觀決策、經濟調控、市場監管、公共服務、城市管理等各領域,對政府核心業務覆蓋率高達85%。電子文件的應用范圍也日益擴展,種類日益豐富,其信息類型包括字處理、數據庫、圖形圖像、視音頻等多種文件類型,也存在電子郵件、GIS、CAD、CAE、數據庫、網頁、博客、即時通信等多種形式,其應用已經滲透到政治、經濟、文化、科研、生產和社會生活之中。2007年度中國科協年度重點課題《我國電子文件管理機制研究》針對49家中央機關及直屬企事業單位的調查表明:中央機關及直屬企事業單位電子文件數量已占全部文件數量的72.7%;49%的受訪單位生成的電子文件數量占文件總數的50%以上;14.3%的受訪單位生成的文件100%為電子文件;48%的受訪單位認為未來5年將會有50%以上的文件僅以電子文件的形式存在。隨著2005年頒布的《中華人民共和國電子簽名法》的正式實施,電子文件的地位和作用發生了明顯變化,越來越多的機構開始逐步采用電子文件單軌運行。因而可以預見,電子文件應用的廣度和深度將空前加強。

2.2.2電子文件理論研究進展

  近年來,國內外關于電子文件管理的理論研究非常活躍,也取得了不少研究成果,在電子文件管理理論、標準、參考模型等方面的研究取得了長足的進步。

  在國際方面,2001年發布的ISO15489是第一個關于文件管理的國際標準,它規定了文件管理的頂層框架,以及文件管理的法規環境要求、政策與職責要求、文件管理要求、系統設計與開發要求、過程與控制要求等內容。ISO23081《文件元數據》系列標準旨在引導機構以合適的元數據管理支撐ISO15489的文件管理框架。ISO14721《開放檔案信息系統參考模型》(OAIS)則提出了數字信息長期保存和利用的基本框架體系,提出了功能模型、信息模型、互操作模型和長久保存的管理策略,在數字文件保存領域得到了廣泛的研究和應用。在功能需求規范方面,美國國防部制定的DOD5015.2和2008年歐盟制定了《電子文件管理通用需求》第二版(MoReq2),以及國際檔案理事會(ICA)的電子文件管理功能需求規范都是全球范圍內頗具影響的規范標準。

  在國內方面,基于我國管理體制下的電子文件管理國家戰略的研究、電子文件管理機制的研究等都是我國理論研究的重點,提出了許多頗具建設性的觀點和措施,有力地促進了我國電子文件管理的進程。中國人民大學電子文件研究團隊首先啟動了電子文件國家戰略的研究,提出中國電子文件管理應該走一條"統攬全國,政策引導,融合發展,綜合治理”的道路。統攬全國是要求整體戰略和相關措施都有面向全國的統籌性和包容性,能覆蓋中央與地方、不同地區和不同行業,對全國各級各類文件、檔案管理機構具有普遍的適應性和約束力;政策引導是將政策放在核心位置上,作為一種主動力機制,發揮定位、引導的關鍵作用;融合發展是指在宏觀上把電子文件管理納入國家信息化、電子政務、電子商務的計劃和對策之中,微觀上要在機構內部實現電子文件管理與業務活動的無縫集成;綜合治理是指通過各種措施推進多主體參與電子文件管理,并強調多種管理手段并用。2007年,中國檔案學會和中國人民大學啟動了電子文件管理機制問題的相關研究,在對國內情況進行較為全面的調查和對國外情況進行比較分析的基礎上,總結出我國電子文件管理存在了包括失存、失信、失讀、失控等主要問題。研究認為這些問題是思想、制度、技術、人才等多方面因素交錯、重疊造成的,明確提出必須建立和健全管理機制,從國家層面全面科學地規劃電子文件的管理活動,提升國家對電子文件信息資源的控制力。具體強化管理措施包括:要建立納入機制,將電子文件管理納入信息化戰略、納入電子化業務體系、納入信息資源開發利用體系、納入風險管理框架;要強化集中統一管理原則,從對檔案的統一管理,擴大到對整個電子文件管理過程的統一管理,從機構層面的集中管理,擴展到國家層面的集中管理;要加強合作協調機制,理順各部門間分工與協作關系;要健全共建共享機制,統一標準規范、統籌項目規劃,克服電子文件管理項目低水平重復建設、惡性封閉建設之弊;要構建監督審計制度,建立和完善電子文件管理審計制度、開展電子文件管理績效考核、實施電子文件資產審計;要加快法規標準建設,推進相關的立法工作和標準化工作;要加強技術研究與人才培養,重視理論研究、技術開發和人才隊伍建設等。同年,溫家寶總理對提交的《電子文件管理機制研究》做出批示"此件很好,可發國辦及有關部門參考、研究”。經國務院秘書長馬凱同志、副秘書長項兆倫同志批示,請發展改革委、科技部、工業和信息化部、公安部、安全部、統計局、國研室、檔案局、保密局作專題研究。

  2009年,中辦國辦聯合印發《電子文件管理暫行辦法》,指出文件管理要遵循信息化條件下電子文件的形成和利用規律,堅持統一管理、全程管理、規范標準、便于利用、安全保密等基本原則,規定了電子文件在形成、辦理、歸檔等過程中的條件和要求,這是國家正式頒布關于電子文件的管理辦法,意義重大。2010年成立了由中辦牽頭,國家檔案局等相關部門為成員單位的國家電子文件管理部際聯席會議辦公室,這標志著我國電子文件管理國家戰略開始啟動。

  除了戰略、機制等宏觀層面的問題之外,國內對于電子文件管理方法、規范、標準等具體問題的研究也日漸豐富,自2001年以來,電子文件已經成為檔案管理領域的重點關注對象。在國家社會科學基金項目課題中,《基于XML的電子文件管理元數據標準研究》(2004年)關注電子文件管理元數據的含義、作用、構成、管理等;《電子文件和紙質文件雙套制運用和管理模式》(2005年)研究了電子文件管理中雙套制的應用和操作模式;《文件與檔案標準化問題研究》(2007年)關注基于文檔一體化的文件與檔案標準化體系及結構,標準化進程的成績與問題;《檔案館電子文件管理研究》(2007年)從電子文件生命周期全流程出發,研究國家或地區檔案館電子文件的管理原則、體制和特點,還包括電子文件的接收、價值鑒定、保存、開發利用,以及信息共享的規則與方法等;《中國特色電子文件管理理論體系的建構》(2008年)分析了中國電子文件管理理論產生的實踐基礎,提出中國特色電子文件管理理論體系的基本框架以及中國電子文件管理理論發展的基本走向;《電子文件管理標準體系研究》(2008年)關注我國標準體系建設現狀分析、國際先進經驗比較研究、標準體系構建理論基礎、概念框架與邏輯框架設計、標準體系展開明細表以及標準體系實施策略等。在國家自然科學基金項目課題中,《城市建設文件檔案信息集成管理與集成服務研究》提出的集成研究方法為研究數字化環境下復雜系統的創新與優化問題,跨機構和跨領域的信息資源最優化管理與服務問題提供了有益的方法論指導;《機關、企事業單位電子文件管理模式與方法研究》在機構電子文件管理理念、管理目標、管理原則、管理模式等方面進行了較為深入的研究,成為實施國家電子文件宏觀管理和構建國家大型信息網絡的理論基礎等。

2.2.3電子文件的管理實踐

  1996年國家檔案局成立了電子文件歸檔與電子檔案管理研究領導小組,集合有關力量開展相關研究。2002年《全國檔案信息化建設實施綱要》發布,將電子文件歸檔作為主要任務納入全國檔案信息化建設。2007年召開全國電子文件中心經驗交流會,鼓勵、倡導地方政府電子文件的集中管理。2010年國家檔案局在全面分析我國電子文件系統建設現狀的基礎上,開展了"國家電子文件支撐平臺系統”建設項目,旨在通過認真總結我國十多年電子政務建設正反兩方面經驗與教訓、民族軟件企業發展模式的利弊和認真梳理、分析黨政機關、企事業單位對電子文件管理系統共性業務與技術需求,實現對電子文件管理系統標準體系的研究和編寫,最終形成符合我國國情的、具有自主創新性與示范意義的、能夠被社會所認可的、可以公開標準的、并可持續發展的國家電子文件支撐平臺系統,初步實現我國對電子文件系統按統一標準規劃、設計、建設、應用與管理,推動我國電子政務的標準化、國產化進程。以下地區對電子文件的管理實踐具有一定的代表性:

  安徽省電子文件中心。該中心大體分三個階段建設:2006-2007年,主要任務是制定政策框架,發布相應標準,建設基礎設施,開發應用系統;2008年,對屬于檔案館接受范圍的所有省直單位形成的電子公文等電子文件進行收集,豐富電子文件數據庫;2009年到2010年,與逐步建立起來的市、縣二級電子文件中心連接,實現電子文件和數字化檔案信息資源的集中管理和利用。

  浙江電子文件和數字檔案備份登記。2009年浙江省提出了《關于開展電子文件和數字檔案登記備份工作的通知》,全面部署開展電子文件和數字檔案登記備份的各項工作。明確要求對具有重要保存價值的電子文件和數字檔案進行登記認證,并由同級國家綜合檔案館對經過認證的電子文件和數字檔案進行數據備份。浙江省檔案局制定了《全省電子文件和數字檔案登記備份工作實施方案》,明確了組織領導、備份形式、工作程序等具體要求。

  江西省直機關電子檔案在線報送與集中備份試點。江西省檔案局2006年開始建設電子檔案管理系統,旨在接收管理、異地備份省直機關在公務活動中形成、室藏未滿20年的電子檔案,并從制度、技術、標準規范及人才培養等各個方面建設電子檔案管理體系,逐步實現以憑證性保障、長期可讀為目的的規范化管理。

2.3數字檔案館建設

  2000年,國家檔案局在深圳召開了全國第一次數字檔案館建設研討會,就此拉開了全國數字檔案館建設的序幕。此后,數字檔案館建設作為檔案工作的一項全新事業、全新工程在全國各地獲得快速發展,"十一五”時期成為數字檔案館建設的一個極其重要時期,數字檔案館建設開花結果,投入運行并取得績效。

2.3.1綜合性數字檔案館建設的引領示范

  隨著電子政務的迅速發展,數字檔案資源的數量急劇增長,同時社會對檔案的需求方式發生了轉變,這些都對檔案工作提出了新的要求。為適應這些變化,滿足數字檔案資源的有效管理和在線開發利用的需求,數字檔案館建設在各級綜合檔案館率先啟動并蓬勃發展,北京、上海、天津、浙江、福建、江蘇、重慶、深圳、青島等省市都先后開展數字檔案館的建設。僅以山東、浙江為例,數字檔案館建設從無到有,從初級階段向規范階段迅速推進,據調查,山東省已建成啟用的數字檔案館有青島、淄博、威海、濟寧、泰安、日照、濟南、煙臺等8個市級數字檔案館和青島市嶗山區、威海市環翠區等29個縣區級數字檔案館;浙江省數字檔案館建設起步早,2009年全省已開展數字檔案館項目建設的國家綜合檔案館達到68個,占全省綜合檔案館的三分之二以上,累計總投資達8000余萬元。全省已建成啟用的數字檔案館主要有省級數字檔案館,杭州、寧波、湖州、嘉興、紹興、臺州、麗水、舟山等8個市級數字檔案館,杭州市蕭山區、寧波市鄞州區、麗水市蓮都區、上虞市、長興縣等部分縣市區數字檔案館。可見,數字檔案館建設已成為全國檔案信息化建設的重點,在各省市的數字檔案館建設中,各地相互借鑒,因地制宜,涌現出一批各具特色的典型。

  深圳數字檔案館。在探索數字檔案館建設中,深圳數字檔案館是公認的拓荒者。該工程于2000年5月經國家檔案局批準立項,次年6月,被列為國家計委技術應用部門發展項目。其建設重點在于規劃與設計,規劃包括基礎設施構建、檔案信息資源建設、應用系統開發、標準規范建設和人才隊伍建設等。其整體規劃和總體架構比較完整,不僅有對館藏數字化和館務自動化的具體規劃,還提出了實現文檔管理系統和目錄中心管理系統的中期規劃,以及實現文件管理系統的遠期規劃。"十一五”期間,深圳數字檔案館開始二期工程的建設,主要內容為建設電子文件中心,意在以電子文件中心為依托,解決電子文件的接收和管理問題。

  青島市數字檔案館。2001年啟動建設,2003年8月通過國家檔案局鑒定并正式啟用,成為全國首家啟用的數字檔案館。青島市數字檔案館建設包括基礎設施配備、檔案信息資源建設、數字檔案信息管理系統開發、檔案信息網開通等主要內容,其中最具特色的是構建多媒體檔案信息數據庫,及時記錄重大活動、重大項目和重大事件。

  浙江省數字檔案館。項目于2006年啟動,整個項目分二期建設,一期工程已于2009年6月通過國家檔案局組織驗收。浙江省數字檔案館是一個集"收、管、用”為一體的完整體系,主要包括一個網絡支撐體系,三個檔案信息基礎數據庫(檔案目錄數據庫、重要檔案全文數據庫與多媒體檔案數據庫)、三個信息中心(省直單位檔案電子目錄中心、省直單位電子公文接收管理中心與省級現行文件中心),兩個網站(政務內網網站和公眾網網站)和一個電子閱覽室等建設內容。項目建設以檔案信息資源開發利用為根本出發點和立足點,把數字化信息能夠直接在網上提供服務作為檢驗數字檔案館成功與否的主要標志;以數字檔案信息流動為目標,實現數字信息的動態管理,實現省級機關電子公文的網上在線接收、館藏檔案資料數字化管理與數字檔案信息資源網上發布,滿足利用者異地和遠程利用服務的需求,為黨和政府及社會公眾有效提供檔案信息服務。

  福建省數字檔案館。2010年7月,福建省檔案局制發《福建省新館"數字檔案館”建設規劃方案》。規劃根據數字檔案館"收、管、存、用”基本功能要求,方案設計以"館藏檔案數據庫”為基礎,以數字檔案數據接收中心、管理中心、災備中心、共享中心為核心建設內容的新型檔案館。

2.3.2專業、行業、部門數字檔案館建設的探索實踐

  除了綜合檔案館建設數字檔案館以外,專業檔案館和企事業部門檔案館也開展了數字檔案館的建設。

  珠海市數字城建檔案館。該示范工程項目被列入建設部2006年科技項目計劃,2007年6月通過建設部驗收。其主要建設內容包括:基礎設施建設、標準規范的制定、數據資源建設和應用系統開發建設四部分。該項目以"城市建設電子文件元數據”為基礎,創建了以電子文件全程管理為核心的數字城建檔案管理信息系統,形成了完整意義上的數字城建檔案館;項目建立的"開放城建檔案模型(OUCAIS)”,確保了城建工程檔案電子文件的真實性、完整性和長期可用性;在國內首次采用了數字資源長期保存的國際標準,與中國城建檔案工作的實際相結合,形成了具有中國特色的城建電子文件全程管理系統;該項目在城建檔案全過程的規范管理與控制方面具有國內領先水平。

  上海交通大學數字檔案館。該項目于2008年12月建成并開館,是全國高校第一個數字檔案館,在數字檔案館平面化服務向立體化服務的轉變歷程中處于全國領先水平,在SOA架構應用、資源整合、網絡信息采集、在線編研等方面進行多項創新,為我國數字檔案館建設提供很好示范。

  河北網通數字檔案館。該項目基于OAIS參考模型來規劃建設,要求在數據的提交、收集整理、利用等各環節均采用數據包形式。

2.3.3數字檔案館建設逐步規范

  為進一步規范數字的檔案館建設,盡可能的少走彎路,國家和地方檔案部門紛紛結合數字檔案館建設的實踐編制相應的建設規范,有效的指導全國各地的數字檔案館建設。

  山東省編制《數字檔案館建設規程》。2007年,山東省檔案局率先制定《數字檔案館建設規程》(下稱《規程》)。《規程》認為數字檔案館是指以電子檔案為對象,以電子計算機等數字設備為手段,基于網絡實現檔案接收、整理、保管、鑒定、保護、共享利用的檔案管理模式。其建設主要內容包括網絡建設、軟件建設、數據庫建設、安全管理、制度建設、人才隊伍建設、施工、監理與驗收等。數字檔案館的應用管理平臺建設應包括數字檔案館管理系統、電子公文歸檔管理系統、電子文件接收管理系統、檔案信息發布管理系統等數字檔案館應用管理系統,分別在不同的網絡上運行,其中數字檔案館管理系統應建立以數字檔案信息收集、管理和利用為核心,涵蓋整個檔案館業務工作的管理系統。

  浙江省編制《數字檔案館建設管理暫行辦法》。2008年,浙江省檔案局制定《浙江省數字檔案館建設管理暫行辦法》(下稱《辦法》)。《辦法》認為數字檔案館是指以電子化檔案和部分電子文件為對象,以硬盤、磁帶、光盤等數字化設備為載體,借助信息網絡(如因特網、政務外網、政務內網)和計算機軟件等信息技術實現接收、管理和利用等功能,并且具備嚴格完善的運行機制及管理制度的綜合檔案信息系統。數字檔案館建設內容包括基礎設施建設、信息資源建設、應用系統建設和規范制度建設四個部分,最終達到檔案信息接收、管理和利用的信息化、網絡化、規范化。

  國家檔案局編制《數字檔案館建設指南》。2010年6月,國家檔案局發布《數字檔案館建設指南》(下稱《指南》),包括總體要求、管理系統功能要求、應用系統開發和服務平臺構建、數字檔案資源建設、保障體系建設五個部分。《指南》認為,數字檔案館是指各級各類檔案館運用現代信息技術對數字檔案信息進行采集、加工、存儲、管理,并通過各種網絡平臺提供公共檔案信息服務和共享利用的檔案信息集成管理系統。數字檔案館建設是一項系統工程,需要經過調研、立項、論證、開發、運行等諸多環節,需要各業務部門、檔案管理部門以及其他相關單位的共同參與,是一項長期的工作任務。

2.4資源開發利用

  加快檔案信息資源開發利用、實現社會共享是檔案信息化的根本目標,"十一五”期間,各級檔案部門認真貫徹《中共中央辦公廳國務院辦公廳關于加強信息資源開發利用工作的若干意見》(中辦發〔2004〕34號)和國家檔案局下發的《關于加強檔案信息資源開發利用工作的意見》(國檔[2005]1號)的文件精神,充分發揮檔案信息化的技術優勢,拓寬檔案信息資源開發利用手段,不斷加強和推進信息化條件下檔案信息資源開發利用工作。2006年編制的國家《檔案事業發展"十一五”規劃》,根據"以檔案信息化建設為重點”的指導思想,將信息化條件下的檔案信息資源的開發利用工作作為"十一五”期間檔案事業發展的主要任務,明確提出:加強多形式多層次共享平臺建設,推進服務機制創新,促進檔案信息資源的公開、共享和再利用,全面提升檔案信息資源開發利用水平和能力;加快優化檔案信息資源開發利用工作的保障環境,建立長效發展機制。各級檔案部門也都將信息化條件下檔案信息資源開發利用工作納入本地區、本部門在"十一五”期間檔案事業發展的重要內容。

  "十一五”期間,檔案信息資源開發利用工作有效地納入了國家信息化的工作范疇,國務院信息化工作辦公室在2006年發布的《中國信息化發展報告》中指出:全國各級檔案部門采取多種形式開展檔案信息資源開發利用工作,主要是對原始檔案資料進行專題研究和編撰出版;以信息技術為手段對原始檔案進行數字化加工和處理,開發檔案資料數據庫;利用檔案網站發布開放檔案信息,為社會各界提供檔案信息服務;建立現行文件查詢利用中心,為廣大人民群眾提供現行文件服務,推進政府信息公開。為進一步推動信息化條件下檔案信息資源的開發利用工作,2006年10月—2007年9月,國家檔案局中央檔案館和國務院信息化工作辦公室聯合啟動檔案信息資源開發利用試點工作,表明以信息技術為手段的檔案信息資源開發利用工作進入了一個新的階段。檔案信息資源開發利用試點工作主要內容包括傳統載體檔案數字化、政務信息資源管理、已公開現行文件利用、企業檔案信息資源開發利用、公共文獻基礎信息庫建設、檔案信息資源社會化服務6個方面。與此同時,各級檔案部門緊緊把握信息化發展的契機,充分應用先進的信息技術手段,著力于檔案信息服務體系的建設,開展了形式多樣的檔案信息資源開發利用活動,有力地推動新形勢下檔案信息資源的開發利用工作,不僅創造了良好的社會效益和經濟效益,而且為信息化條件下檔案信息資源開發利用工作奠定堅實的服務與保障基礎。主要體現在以下方面:

  一是檔案信息利用服務平臺建設。"十一五”期間,各地檔案部門按照國家檔案局《檔案事業發展"十一五”規劃》中所提出的"加強多形式多層次共享平臺建設”的要求,以檔案網站建設為重點,加快檔案信息利用服務平臺建設,為最大限度地面向社會擴大檔案信息資源的開發利用工作提供了快速、便捷的渠道和服務途徑。如遼寧省檔案局以遼寧省檔案信息網為平臺構建檔案網站信息資源共享體系,其中包括"全國檔案網站新聞”、"全省檔案網站信息”、"省、市兩級現行文件”和"全省檔案網站電子檔案信息”四個共享平臺;青島市檔案局以需求為導向,2009年對青島檔案信息網進行再次改版,提供全市13個綜合檔案館的網頁及開放檔案查詢平臺,為用戶提供檔案館際信息共享服務,構筑了開放檔案信息資源社會共享的服務體系。許多檔案部門通過檔案網站,在檔案信息資源體系建設的基礎上,積極擴大發布開放檔案信息資源的數量,推動檔案信息資源的社會共享。如:甘肅省檔案局將已有的數字化檔案數據進行整理、鑒定、發布,實現全部目錄的網上檢索,并逐步實施全文瀏覽;大連市檔案局將構建豐富的網上資源作為提升檔案公共服務能力的重要基礎,并計劃在2010年底前將開放檔案文件級目錄全部上網,以滿足公眾對檔案資源的利用需求。以實現檔案信息資源社會共享為目標的檔案網站及其資源共享服務建設,極大地推動了檔案信息資源的開發利用工作發展。

  二是以專題數據庫建設為核心的開發利用工作。"十一五”期間,各地檔案部門以開發檔案專題數據庫為手段,積極探索信息化條件下檔案信息資源開發利用新方式,充分發揮檔案信息資源社會價值和經濟價值,促進和諧社會建設。福建省檔案局在分布式檔案基礎數據庫建設成果基礎上,充分發揮信息化和信息資源相結合的優勢,積極推動以檔案專題數據庫的建設與提供服務為主要方式的新時期檔案信息資源開發利用新模式。全省緊緊圍繞服務和諧社會、服務海峽兩岸經濟區建設的主旨,以專題檔案信息的方式集中展示本地區歷史文化、風俗民情、人文景觀、社會發展等豐富多彩的內容,共集中開發建設64個公共檔案專題全文數據庫,在"福建省分布式檔案網站系統”上發布共享。南京市自2008年實施市區兩級檔案館共建民生檔案專題數據庫以來,已建有婚姻、招工、獨生子女、公證、兵役等檔案專題數據庫,共有數據350萬條。各類民生專題數據庫的建成,為檔案館查閱各類涉民行政審批及行政備案事項,幫助百姓解決實際問題提供了極大便利,提高了檔案的查準率和查全率。

  三是各級檔案館成為政府公開信息的集中查詢場所。推行政府信息公開是推進我國民主政治進步的一項重要大事,檔案館作為公眾獲取政府公開信息的場所,是黨和政府賦予檔案部門的一項重要職責,2007年國務院發布《中華人民共和國政府信息公開條例》,以法律的形式進一步明確了各級國家檔案館作為政府信息公開查閱場所的地位。"十一五”期間,各地都在綜合檔案館內相繼建立了同級政府的信息公開查閱場所,許多檔案館掛牌成立了"政府信息公開查閱服務中心”,依法履行向社會提供查閱已公開的政府信息,拓展了各級檔案館作為公眾獲取政府公開信息場所的查詢職能。在各地黨政領導的重視下,各級檔案館普遍加強了查詢場所建設,明確責任部門,設立專門人員,簡化查閱手續,編印服務指南,開放文件目錄,實現計算機全文檢索,建立政府公開信息查詢系統,使檔案館成為社會公眾查閱政府信息服務的重要窗口。中央檔案館建立了"中央國家機關政府公開信息查閱中心”,面向社會開放全國人大常委會、最高人民法院、最高人民檢察院、國務院各委辦局的政府網頁所提供的近十幾年以來的政策、法規、文件等政府公開信息,并且通過多種努力,讓老百姓"進得來、用得上、信得過”,切實起到了國家機關與普通公民連接的橋梁作用;上海市檔案館是率先實施政府公開信息集中查閱的城市檔案館之一,在實踐中不斷創新檔案資源建設理念、開放利用理念和公共服務理念,采取更貼近需求的手段和方式,多角度、多層面、多類型地開發政府公開信息和檔案信息資源,滿足人民群眾的迫切需求,2007年4月在上海檔案信息網上推出政府公開信息實用分類查詢系統,網民可以方便地看到政府公開信息的數字化全文,系統每年點擊數都超過200萬次。浙江省各級檔案部門進一步加強政府信息公開查閱場所建設,修訂完善各項制度,建立需求導向機制,擴大現行文件收集范圍,為政府部門和人民群眾提供更為便利、更為人性化的查詢服務方式。嘉興市秀洲區依托社區信息亭,建立現行文件社區查詢窗口,使普通市民不出社區就能查詢到所需要的政府信息,不到一年,查詢利用已達5000多人次。福建省檔案局充分利用信息技術手段,于2008年,組織研發"福建省政府公開信息查詢管理系統”,通過網絡實現了政府公開信息的"一站式”查詢服務,提供一個信息高度集中、利用方便快捷的政府公開信息"超市式”網上查閱,為政府與百姓之間的溝通架起了一座網絡橋梁,為公眾獲取政府公開信息提供了便利。

2.5檔案信息化的標準體系建設

  檔案信息化發展過程中需要解決的問題很多,其中相關標準體系的建設尤其重要,迫切性尤為突出。檔案信息化的標準體系應當包括覆蓋文件和檔案管理的完整流程。

  國家檔案主管部門對檔案信息化建設相關的標準體系建設十分重視,并已取得較大進展,根據需要制訂了《電子文件歸檔與管理規范》(GB/T 18894-2002)、《電子公文歸檔與管理暫行辦法》(國家檔案局2003年6號令)、《紙質檔案數字化技術規范》(DA/T 31-2005)、《公務電子郵件歸檔與管理規則》(DA/T 32-2005)、《中國檔案機讀目錄格式》(GB/T 20163-2006)、《電子文件管理暫行辦法》(廳字[2009]39號)、《縮微膠片數字化技術規范》(DA/T43-2009)、《文書類電子文件元數據方案》(DA/T46-2009)、《電子文件長期保存格式需求》(DA/T47-2009)、《基于XML的電子文件封裝規范》(DA/T48-2009)等;先后發布《電子公文傳輸管理辦法》、《公務電子郵件歸檔與管理規則》、《電子文件歸檔光盤技術要求和應用規范》等相關行業標準,以及《數字檔案館建設指南》、《關于做好檔案數字化工作的意見》等;幾個國際標準的采標工作也在進行之中,如ISO15489-1《信息與文獻文件管理》、ISO23081-1《文件元數據:原則》已提交報批稿。各地方主管部門和基層單位在電子文件管理方面的行動十分積極。在《電子文件歸檔與管理規范》正式出臺之前,吉林省白城市、上海市、云南省等地就陸續頒布了電子文件管理規章,將電子文件納入歸檔范圍,并總結了不少寶貴的經驗,力求標準體系建設跟上檔案信息化的發展進程。

  為適應檔案信息化建設的快速發展,"十二五”期間的檔案信息化標準體系建設任務依然艱巨。需要加強頂層設計,通過業務流程、生命周期、信息技術和資源描述等多重視角把握檔案信息化建設標準,做到框架合理、體系完整,能夠覆蓋電子文件和檔案管理的全過程。注意健全和完善已經發布標準的一些配套規范,例如:《電子文件簽章管理辦法》、《電子文件元數據管理細則》、《電子文件保管期限審定細則》、《紙質、照片、聲像檔案數字化工作細則》、《立檔單位網上移交電子文件管理辦法》、《電子檔案數據交換接口標準》、《電子檔案異質備份存儲管理細則》、《檔案信息更新管理細則》、《檔案信息控制使用細則》等等,使檔案信息化工作落到實處,便于操作。

2.6信息安全建設

  檔案信息資源是國家的寶貴財富,檔案信息安全是國家信息安全工作的重要組成部分,確保檔案信息安全,既是檔案工作永恒的主題,也是國家信息安全工作的一項重要內容。檔案信息安全體系建設是檔案工作的重中之重,是檔案事業各項工作順利開展的基本保障。"十一五”期間檔案信息安全建設得到進一步重視和加強,特別是地震、水災、泥石流等惡劣災害發生,嚴重破壞和威脅檔案載體和檔案信息的安全,給檔案工作者敲響了警鐘。各級檔案部門認真貫徹國家關于信息安全的規定,深刻認識檔案信息安全的極端重要性,不斷增強使命感、責任感,時刻牢記確保檔案信息安全的責任重于泰山,自覺從思想上、行動上把確保檔案信息安全放在各項工作的首位。2010年,國家檔案局楊冬權局長在全國檔案安全體系建設工作會議上的講話中明確指出:必須始終堅持把檔案信息安全和檔案實體安全放在同等重要的位置。在檔案信息化建設中加強信息安全管理,在采取有效措施和技術手段,保證數字檔案信息管理系統運行安全、可靠的同時,建立健全本地區、本行業檔案數字化、網站運行、數據庫管理等各項涉及檔案信息安全的工作環節的規章制度,建立檔案數據備份和災難恢復機制,提高信息化條件下檔案信息安全保障能力。

2.6.1制定規劃措施,開展檔案信息安全保障工作

  國家檔案行政管理部門歷來對檔案信息安全問題高度重視,以《全國檔案信息化建設實施綱要》為綱領,在《檔案事業發展"十一五”規劃》中對檔案信息安全提出具體要求:加強檔案信息網絡系統的管理,保障操作安全、數據安全、接入安全和應用服務安全。建立完備的檔案信息數據備份和災難恢復機制,確保檔案信息數據安全。各地檔案部門,按照國家和檔案行政領導部門關于信息安全的統一要求,將檔案信息安全保障體系建設納入檔案事業發展總體規劃,提出本地區、本行業檔案信息安全體系建設的具體要求,采取建設檔案數據災備中心、省市級檔案館結對子進行檔案數據異地備份、重要檔案數據異質備份等具體措施,有效開展檔案信息安全保障體系的建設。

2.6.2技術強化管理,為檔案信息安全提供支撐

  國家檔案局通過科技立項、重點攻關等方式,組織行業和其他相關領域的專家、學者共同開展了檔案信息安全保障相關標準、規范性文件的起草制定和相關技術的研究工作,為提高檔案安全能力提供技術支撐。國家檔案局2010年編制《檔案館防治災害工作指南》等規范性文件,提出檔案信息的異質備份、異地備份等具體措施,引導檔案信息安全建設工作向規范化、標準化方向發展。國家檔案局在組織檔案課題研究中加強引導,涉及檔案信息安全建設的課題占有越來越大的比例,高度重視檔案信息長期保存策略與技術的應用研究,不斷探索解決問題的新技術和新方法。計算機輸出縮微品技術、以光盤存儲為核心的脫機備份技術、以磁帶磁盤存儲為核心的大容量存儲技術以及指紋識別、紅外報警、磁條防盜、條碼管理、數字水印等信息安全技術的成功應用,為實現檔案信息的異質備份、異地備份提供了技術支撐,進一步提高了檔案信息安全保障能力。近些年開展的"檔案信息快速利用和長期安全保存—電子及縮微影像整合應用系統開發與安全保障技術研究”、"電子文件異質異地備份策略研究”、"數字檔案長期保存功能需求及實現方式研究”、"電子文件長期保存技術方法研究”等重大項目研究成果,為各級檔案部門制定有關政策提供了策略選擇和智力支持,為解決檔案信息安全管理問題提供了有效方法和具體手段。

2.7學術研究與交流

  "十一五”期間,圍繞檔案信息化的檔案科研、學術研究及交流取得豐碩成果,一是國家檔案科研工作主要以信息化為導向開展項目立項工作,并獲得大量研究成果,推動檔案工作創新;二是檔案信息化科研成果在信息化建設得以廣泛推廣應用,取得巨大的社會效益和經濟效益;三是檔案信息化學術交流成果顯著,如:學術論文、學術專著的數量與質量逐年上升,推動和指導檔案信息化建設;四是檔案信息化領域重大學術交流和會議,促進檔案信息化水平的提高。

2.7.1檔案信息化科研與學術成果豐碩,引領檔案工作創新發展

  由于計算機技術的迅猛發展,信息技術的廣泛應用,檔案信息化在檔案工作的方方面面得到了廣泛的應用。因此,檔案信息化更加引起了檔案同仁的關注與重視,更加促進了檔案信息化研究、實踐與探討,更加促進了其科研與學術成果的推廣與應用。可見,檔案工作已離不開信息化,信息化是促進檔案工作規范、科學、創新發展的支柱。

  我國對檔案信息化建設進行研究的文章最早出現在1997年,2003年開始逐年呈快速的上升趨勢。2006-2009年,共評出檔案優秀科技成果131項,其中檔案信息化方面的科研成果為89項,占獲獎總數的69%,特別是獲一等獎的成果中檔案信息化及其相關方面的成果為5項,占一等獎獲獎成果總數的56%,成績喜人。

2.7.2國際學術交流頻繁,我國檔案信息化學術地位進一步提高

  中國檔案信息化學術水平逐步提高,在國際檔案信息化領域占有重要地位,通過主動參與國際學術交流,不斷提升中國檔案工作的地位和影響力。"十一五”期間,我國組織或參與的國際檔案前沿學術交流活動頻繁,涉及檔案信息化方面的內容日趨廣泛和深入。

  中韓檔案管理研討會。2007年5月和2008年12月,分別在首爾和北京召開第一屆和第二屆中韓檔案管理研討會,會議圍繞"電子文件管理和文檔數字化業務”和"以管理電子文件為背景的檔案標準與法規建設”展開討論。中國代表以"電子檔案長久保存與利用----低成本高效率高效益的長春模式”、"電子文件管理的相關法規建設”、"電子文件系統管理面臨主要問題的解決方案”等學術報告與韓國同行進行交流和探討。

  第16屆國際檔案大會。2008年7月,國家檔案局組團赴吉隆坡參加國際檔案大會。會議圍繞著"檔案、治理和發展:描繪未來社會”的主題,舉行了300次平行會議或研討,中日檔案工作者組織了第195次平行會議—"電子政務的發展與數字文件管理”的研討。

  "電子文件管理國家戰略”和"電子文件國際前沿管理成果”國際學術研討會。2009年6月和2010年4月,中國人民大學先后組織了國際電子文件學術研討會,會議邀請了美國、荷蘭、加拿大、澳大利亞等國家的知名檔案專家學者,與來自國家檔案局、省市檔案局、企事業檔案部門的領導和骨干、高校師生,共同探討電子文件管理領域的熱點話題。

  海峽兩岸檔案暨縮微學術交流會。每年一次的海峽兩岸學術交流活動已經延續了18年,2009年7月在北京召開2009年海峽兩岸檔案暨縮微學術研討會,來自海峽兩岸的百余位檔案館、圖書館和文獻影像技術工作者參加學術會議。18位專家分別就電子文件生命周期管理與保存、數字檔案館和數字圖書館、檔案數字化應用、縮微品數字化與資源共享等方面進行了有益的研討。

2.8存在的主要問題

2.8.1戰略定位問題

  《全國檔案信息化建設實施綱要》明確了"十五”期間全國檔案信息化建設的指導思想、建設目標與主要任務,但"十五”之后尚沒有出臺或頒布系統的國家檔案信息化建設的發展規劃。雖然,在2006年編制的《檔案事業發展"十一五”規劃》中提出"以檔案信息化建設為重點”的工作任務,而且國家檔案局及各地檔案局每年對于檔案信息化建設均做出具體的工, 作部署與要求,但國家檔案信息化的諸多戰略問題尚不夠系統與明確,如:國家檔案信息化的中長期的總體指導思想、戰略目標、基本原則、主要任務與發展架構尚不清晰,檔案信息化在檔案工作發展與改革的地位與作用還不十分明確,檔案信息資源在國民經濟與社會發展中的基礎性戰略信息資源地位尚未確認等等,這些戰略問題均需要組織有關專家、學者,加以盡快研究確定,以指導檔案信息化建設的科學發展。

2.8.2理論研究問題

  目前,雖然在檔案學術與科研領域對檔案信息化學術研究的論文、專著和科研成果很多,但大多研究還只是停留在實踐方法與技術應用層面,系統的檔案信息化理論體系尚未形成,檔案信息化建設與理論探討還處在"摸石頭過河”階段。這幾年的檔案學術研究及其成果已為檔案信息化系統理論體系構建提供了豐富的內容,這些研究涉及電子文件管理、數字檔案館建設、檔案網站建設、檔案信息安全體系建設、檔案信息資源整合、檔案數字化等諸多方面,而且在實踐方面也取得重大進展,為檔案信息化的發展提供了科學的依據。各地檔案部門加快了檔案信息資源的建設與開發利用,檔案網站建設、檔案數字化建設取得了一定的成果。豐富多彩的檔案信息化研究與實踐為檔案信息化理論建設勾畫出了系統的理論架構雛形。因此,構建系統的中國特色的社會主義檔案信息化理論體系已水到渠成和迫在眉睫,只有通過系統的理論研究,建立和完善檔案信息化理論體系,才能更好地指導檔案信息化建設的實踐,確保檔案信息化建設的科學發展。

2.8.3法律缺失問題

  《檔案法》的制定、頒布、修改是在上個世紀,檔案信息化建設則興于本世紀初,由于時間落差,造成全國檔案信息化建設雖轟轟烈烈,但檔案信息化在檔案法規中卻"無聲無息”的現象,國家相關檔案法規中尚無檔案信息化概念與要求的相關表述,"檔案信息化”這一領域的新興熱門詞語,在檔案法律中的還屬于"真空”地帶,這與檔案信息化發展的現狀、規律及其檔案事業發展、社會發展的要求不相吻合,造成檔案信息化建設、管理的法律失據現象,大大地阻滯了檔案信息化的發展進程。目前《檔案法》又迎來新一輪修訂,應當抓住這一契機,充分分析和評估檔案信息化對于檔案事業發展的影響,研究檔案信息化的哪些方面、哪些內容需要入法,為檔案信息化融入和推動檔案事業改革與發展提供法律支撐和保障,只有通過在檔案法律中明確檔案信息化的地位、作用和要求,才能確保檔案事業適應信息時代的發展要求。

2.8.4人才匱乏問題

  事業要發展,人才是關鍵。檔案信息化涉及建設與管理兩個方面,這兩個方面都需要培養人才,一是檔案信息化建設人才,在檔案信息化建設過程中,需要這些人才能夠立足于檔案工作實際規劃和設計建設項目的目標、任務、內容、規模,需要這些人才能夠在建設過程中組織好各項工作,需要這些人才能夠把握好項目的技術應用與質量控制等問題,這樣才能確保檔案信息化建設的成功實施;二是檔案信息管理人才,在日常的檔案信息管理過程中,需要這些人才能夠科學管理好、維護好本部門的局域網、數據庫、網站、軟件系統、網絡設備,需要這些人才能夠推動應用好系統的各項功能,提高檔案工作效率,確保信息化系統安全、穩定運行。但是檔案信息化是檔案領域的一項新的工作,檔案隊伍中能夠了解和掌握信息技術的人才儲備較少,在推進檔案信息化進程中,信息化人才缺乏已成為檔案信息化建設與發展的瓶頸。傳統的檔案人才隊伍已不適應以信息技術為手段的檔案事業發展需要,特別是信息化建設與發展中所需要的復合型管理人才、技術人才嚴重匱乏,制約了發展的步伐。

2.8.5投入不足問題

  檔案信息化無論是應用軟件開發、系統平臺建設,還是海量檔案的數字化轉換、檔案基礎數據庫的建設,都需要一定資金的投入,特別是系統化、工程化的數字檔案館(室)建設需要一定資金的支持。但目前國家與地方財政在檔案信息化方面的投入有限,不能系統地組織大規模的檔案信息資源建設和信息化基礎建設,嚴重地影響了檔案信息化的推進,特別是許多地方沒有當地財政專項經費的支持,檔案數字化等工作不可持續,影響了檔案信息資源的建設與開發利用,也影響了信息化成果發揮應有的效益和作用。

2.8.6項目帶動問題

  檔案信息化建設包括人財物投入、軟硬件的集成,是一項系統工程,需要政府在資金、技術、政策等各方面的支持,也需要通過社會化服務的支持來推動和實現,所以檔案信息化建設應當融入整個國家信息化規劃,通過項目立項來全面推動檔案信息化。但目前,國家與地方檔案信息化整體立項力度不大,項目立項可行性研究的切入點不準而難以引起政府重視,檔案信息化項目難以融入國家信息化或電子政務的項目建設范疇,導致不能通過項目帶動本地區、本部門檔案信息化的系統建設與發展。檔案信息化應當抓住機遇,積極爭取納入各級政府的信息化規劃,檔案信息化項目立項應當多角度、寬視野地尋找項目立項的可行性與切入點,圍繞服務電子政務、服務社會民生、促進信息資源社會共享等能夠為社會創造經濟效益與社會效益的主題,統籌規劃檔案信息化項目建設,努力通過項目建設帶動檔案信息化的全面發展。

2.8.7認識缺位問題

  雖然這幾年各級檔案部門對檔案信息化的認識有所提高,但是總體上檔案部門對檔案信息化在新時期檔案事業發展中的戰略地位認識不足,危機意識和機遇意識不強,甚至在認識上缺位現象嚴重,認為檔案信息化可有可無、可快可慢,導致許多檔案部門在檔案信息化方面缺乏主動作為,嚴重影響了檔案信息化的推進,也影響了檔案事業的改革與發展。

3 國家檔案信息化發展趨勢分析與建議

3.1趨勢分析

3.1.1信息化將進一步推動傳統檔案管理業務的變革

  信息化對傳統檔案業務工作的變革影響。信息化條件下,檔案工作的載體對象發生了變化,使得傳統檔案的載體形態開始向數字化形態過渡,檔案管理的主要環境開始逐漸向數字環境遷移。因而檔案工作的管理方法、管理理念、管理流程等多方面都發生了明顯的變化。

  隨著檔案信息化的逐步推進和發展,以手工操作為主的傳統檔案管理方式已經難以適應新的信息環境,在歸檔、館藏建設、目錄編制、統計、編研、檔案信息開發利用等諸多管理環節都需要隨之而變,檔案領域通過運用計算機技術開展檔案管理的各項業務工作,如利用計算機進行輔助立卷、全文的存貯與檢索、自動標引、編目、統計、借閱、庫房管理等,并能使傳統檔案管理的各個業務環節實現無縫銜接,大幅度提高檔案工作的效率和質量。文檔管理軟件的廣泛應用是導致文書檔案按"件”歸檔模式的直接推動力之一;文檔一體化、館室一體化、電子文件管理的前端控制都是檔案信息化在檔案集中管理層面的具體表現,這都直接導致了檔案積累、移交模式的變革創新;新的技術環境導致鑒定工作中技術鑒定的內容豐富,促進統計工作自動化發展,并催生了檔案保護新思路;信息技術給檔案的檢索利用插上了新的翅膀,檔案資源目錄數據庫的建設,根本改變了檔案目錄形式和檢索方式,檔案網站的開發,為檔案信息的編研形式和展示形式注入了新的活力,這些都使得傳統檔案業務工作不斷刷新,呈現新氣象。

  信息化催生了新的檔案業務工作模式。在信息化環境中,電子文件的出現及其管理給檔案工作帶來巨大的挑戰,以往以載體管理為主線進行的業務活動難于滿足管理需求,檔案管理工作必須隨之變化和調整,由此形成了一些新型的檔案業務活動,如各類檔案數字化業務、信息安全管理業務、電子文件的長久保存管理、信息系統開發等業務活動,都體現出強烈的信息化特點。因此在信息化環境下出現了完全不同于傳統管理環境的"虛擬空間”,必須重視基于技術形態進行的業務管理活動的工作模式。

3.1.2檔案信息化將促進檔案工作標準規范體系的完善

  信息化建設是一項涵蓋基礎設施、應用系統、信息資源、安全管理、標準規范和人才培養的系統性工程,檔案信息化也不例外。大量的經驗和教訓已經表明,檔案信息化需要尤其關注檔案業務的標準規范建設,檔案信息化工作的開展有賴于檔案管理乃至電子文件管理標準體系的建立與完善,這是檔案信息化工作的重點內容之一。

  檔案業務管理工作需要成體系的標準規范作為支撐。我國目前傳統檔案管理的標準規范相對健全,但在數字環境中,這些標準規范需要重新審視,相當部分的標準規范需要按照信息化環境的要求進行調整。同時,對于實時歸檔、技術鑒定、存儲管理、載體轉換、權限控制、數據遷移、實時發布等大量新型業務內容,這些都需要大量的標準規范進行支撐。目前,我國已發布了一些電子文件管理的標準規范,后續的工作將包括標準體系的總體構建和核心標準規范的研發等。

3.1.3檔案信息化將為社會提供更多有效的資源與服務

  2008年,國家檔案局提出建立"覆蓋人民群眾的檔案資源體系”和"建立方便人民群眾的檔案利用體系”。這是新時期給檔案信息化提出的任務目標和工作方向。

  從信息化的角度看,資源體系的建設最終是為服務體系建設服務的,服務體系需要由資源體系提供信息保障,因而資源體系建設是檔案信息化服務的主要內容之一。檔案信息化將著重解決以下問題:一是充分利用先進的數字化技術手段實現資源的有效積累,有計劃、分步驟地開展各類傳統載體檔案的數字化工作,是當前和今后一段時期檔案信息化建設的重點,建設起全國性、超大型、分布式、規范化、可共享的檔案目錄數據庫、紙質檔案全文數據庫和多媒體檔案數據庫為核心的檔案信息資源體系是其核心任務。二是不斷推進檔案信息資源的開發利用,滿足人民群眾日益增長的檔案信息需求。這本身就是檔案信息化和檔案工作的出發點和立足點,其根本的目標是要實現檔案信息資源的社會共享,信息化以其先進的技術手段實現其最大范圍、最快速度的檔案信息資源共享。三是提升檔案信息資源的社會地位,為國民經濟與社會發展的提供基礎性戰略信息資源保障,促使檔案部門在信息時代逐步成為核心的信息保管與供給部門,將為黨和政府以及社會公眾提供檔案信息保障。

3.1.4檔案信息化向推動信息技術應用的縱深發展

  技術特征無疑是信息化環境的核心特征之一,在信息化環境下進行檔案管理業務活動必須要學習和把握這些新技術,同時,檔案信息化的深入發展也將推動信息技術在檔案領域的應用向縱深發展。信息化環境中使用的信息技術非常廣泛,以數字檔案館系統為例,其中運用到的關鍵技術有數字化生成技術,包括信息掃描技術、識別技術、圖像處理技術、音頻轉換技術等;存儲技術,包括磁盤陣列、光盤庫技術等;分類檢索技術,包括自動分類檢索、關鍵詞檢索、全文檢索、多媒體檢索等;信息安全保護技術,數據加密技術、數字簽名技術、身份認證和訪問控制、系統備份等;中間件技術和集群技術等。

  具體從生命周期的理論分析,檔案信息化尤其是電子文件管理對技術的需求體現在:(1)文件創建生成環節。在信息生命周期的初始階段,要求能夠有效實施電子文件的前端控制原則,即通過元數據、模板、格式管理、認證等技術框架通過管理信息系統的建設綜合實施對電子文件的前端管理,并能通過流程管理、日志等技術手段實現文件在創建階段的動態管理,確保包括電子文件內容、結構、背景、管理活動信息在內的信息的原始性和完整性。(2)文件歸檔環節。電子文件是一項管理和技術依賴性都很高的活動,該階段涉及的主要技術領域包括多格式類型文件歸檔技術(如電子郵件、數據庫、網頁、即時信息等歸檔技術)、遠程文件網絡歸檔技術、邏輯歸檔技術、業務文件數據共享技術、信息安全管理技術,以及系統集成技術等。(3)信息組織管理環節。由于電子文件管理活動具有一定的非線性特征,電子文件的組織管理實際上可以分散在其他階段中一并執行。組織管理活動的主要目的就是將原本大量的、分散的、雜亂的信息經過篩選、分析、標引、著錄、整序、優化,形成一個便于用戶有效利用的系統的過程。因此本階段涉及的技術可以具備較高的智能水平,像鑒定、標引、分類技術都需要較高的管理能力和技術水準。(4)數字信息存儲環節。包括載體管理、歸檔格式管理、存儲管理、遷移、仿真、保存元數據等。(5)信息利用環節。其技術范疇包括任何有助于檔案價值發現或提升的技術,如網站技術(信息門戶)、信息搜索技術、數據挖掘、知識管理、信息發布等。此外,除了按生命周期階段對技術范圍進行劃分外,還包括安全管理、認證、日志管理等重要的貫穿全程的支撐技術,以及囊括多個階段管理任務的電子文件管理系統或數字檔案館的系統研發工程。

  因此,檔案信息化對信息技術的需求和依賴是很大的,需要在實施過程中有效集成,加強引導,促進信息技術應用與業務的緊密集合。

3.2"十二五”發展建議

3.2.1制定國家檔案信息化發展專項規劃

  檔案信息化建設作為國家檔案事業發展有機組成部分,在國家檔案"三大體系”建設中地位舉足輕重,其發展水平直接制約了"三大體系”建設的效果,由于其本身是一個系統工程,需要按系統工程建設的方法進行指導。在科學制定國家檔案事業"十二五”發展規劃的基礎上,同步配套制定《國家檔案信息化"十二五”發展規劃》和《國家檔案信息化中長期發展計劃》作為專項規劃,其目的是為了總結過去的經驗教訓,解決現有檔案信息化建設中存在的短期行為、重復建設、無序狀況,確保檔案信息化建設協調有序地把向廣度和深度推進。國家檔案信息化中發展專項規劃,要研究檔案信息化建設的戰略定位和目標,明確分步實施階段、落實任務完成的配套保障措施,做好與檔案事業"十二五”規劃和國家信息化建設規劃的相互銜接,把檔案信息化建設的重大戰略、重點項目、改革試點和政策要求納入國家和各行業、各層面規劃,并把解決檔案信息化建設中突出矛盾的措施落實到具體的項目上,分清責任。

3.2.2加快檔案信息化"入法”與標準體系建設

  檔案信息化工作要強化頂層設計的理念,加強立法、完善標準規范體系,使檔案信息化工作有法可依,有章可循。檔案工作肩負保存社會記憶的歷史使命,在電子文件成為社會各項活動記憶的今天,需要從法律層面來明確檔案信息化的地位、作用與要求,規定電子文件的定義、屬性、電子證據效力、領導體制、重要原則、管理內容和要求、機構及職責、權利和義務、歸屬和流向,相應解決電子文件的憑證作用不明確、電子文件的歸檔要求不統一、電子文件的使用及管理存在各種程度的風險等難點問題。與檔案信息化"入法”相配套的是建立和完善檔案信息化標準規范體系,包括基礎標準、管理標準、業務標準、技術規范和專項標準等,使檔案信息化成為技術標準清楚、質量要求準確、可操作性強的建設項目。

3.2.3加快檔案信息"三大體系”建設

  檔案信息資源體系建設是檔案信息化的核心內容。針對國內檔案信息資源建設發展不同步、標準不統一、信息"孤島”依然存在的現象,"十二五”期間應初步形成完整配套的檔案信息資源體系,在加快傳統檔案數字化步伐的同時,加大對新生電子文件規范化的監督、管理與接收等,逐步建設全國性可共享的檔案目錄數據庫、紙質檔案全文數據庫和多媒體檔案數據庫;同時加大檔案信息資源的整合。一方面加強各部門檔案信息資源的縱向整合,另一方面加大與其他相關信息系統之間的橫向整合,建立電子文件歸檔及電子檔案接收應用系統,推進電子文件歸檔、接收、保管與利用,加快檔案目錄中心及檔案信息資源數據庫的建設。

  檔案信息服務體系建設是檔案信息化的服務方向。"十二五”期間通過建立檔案信息共享通道和服務平臺,拓展檔案信息服務社會的渠道方式、強化檔案信息的資源共享機制、逐步減少"信息孤島”、加快檔案信息資源的開發利用、創造檔案信息的社會效益和經濟效益,建立高效、優質、快捷的新型檔案服務體系。

  檔案信息安全保障體系建設是檔案信息化的守護神。"十二五”期間,檔案部門要全面落實楊冬權局長在全國檔案安全體系建設工作會議上"必須始終堅持把檔案信息安全與檔案實體安全放在同等重要位置,通過各種有效措施保證檔案信息安全,確保數字檔案和電子文件內容真實、長久可讀和有效利用”的要求,通過提高認識強化管理,先進技術保障信息安全。

3.2.4加強檔案信息化的理論體系研究

  檔案信息化建設發展至今,已到了強烈呼喚先進理論的時候,這種"倒逼”現象,是由信息化建設的"技術引領需求”的特有規律所決定的。檔案信息化建設之初,大家都嘗試把傳統檔案管理的基本理論運用到信息化建設的實踐中,隨著實踐不斷深入、范圍不斷擴大,目前我國在檔案信息化建設遇到的"瓶頸”,從根本上是缺乏相應的基礎理論,導致法規不健全,標準不配套,研究方向著力點不明,管理對象不明確,出現了信息化建設的低水平、重復開發和"孤島”現象。對于數字檔案館、電子文件中心、檔案信息服務體系、檔案信息利用體系、檔案信息安全保障等檔案信息化建設中熱點難點問題,都需要基礎理論來支撐。檔案信息化理論研究要立足行業特點、聯系實際、探索規律、借鑒創新,構建系統的具有中國特色的檔案信息化理論體系。

3.2.5推進檔案信息化成果共享與交流

  國家應本著成果資源共享的原則,合理應用政府、院校、企業的特長,積極吸納和采用具有全國推廣價值的檔案信息化技術研究成果,減少項目重復建設,節省國家投資。在"十二五”期間,國家應對已經實施檔案信息化建設的單位,加強經驗總結和研究,把取得的成果在檔案業界進行推廣和共享,搭建一個交流平臺。另外,在具體項目建設過程中,要立足實踐應用,合作攻關,充分吸納先進信息技術的成果,統一和優化建設中的各種技術方案和各種技術選型要求,解決具體的關鍵技術應用問題,并注重使用標準規范的研究成果,引導市場,培育精通檔案信息化建設要求的重點IT企業。

3.2.6探索檔案信息化建設評估體系

  檔案信息化建設是一項系統工程,涉及的范圍很廣,它幾乎涵蓋了檔案業務建設的所有內容,在檔案信息化建設過程中如何確保建設質量,如何在建設中弄清短板或缺項,需要把評估作為一種控制手段,建設一個科學、合理、可行的評估體系應當成為"十二五”期間檔案信息化建設的一項重要探索內容。檔案信息化建設評估體系需要從系統論的角度考慮,全面分析評估體系的各個構成要素,使整個評估體系有輸入端、轉化過程及輸出結果,尤其是最后的評價結論要成為檔案信息化建設的戰略、策略、活動程序的指導意見。

  綜上所述,檔案信息化建設任重而道遠,是新時期檔案工作所面臨的嚴峻挑戰,同時也為檔案事業迎來了新的發展機遇。作為新時期的檔案工作者,必須與時俱進的牢記時代賦予的光榮使命與責任,勇于迎接挑戰、緊緊抓住機遇,把檔案信息化建設作為檔案事業發展的有利契機,推動檔案事業與社會進步的同步發展。

(執筆:屠躍明、錢毅、黃建峰、韓李敏、李培力、陳偉、邱曉威、郝晨輝、朱九蘭、任旭鈞。檔案自動化管理技術委員會的其他委員參加了建議討論,肖俊審查并提出修改意見。)

 

 

友情鏈接:
關于我們  |   聯系我們  |   投稿信箱  |   版權聲明  |   幫助中心  |   站點地圖
主辦單位:甘肅省檔案局(館)    承辦單位:甘肅省檔案局(館)信息中心    中文域名:甘肅檔案·公益
地址:甘肅省蘭州市城關區雁灘路3680號(730010)    網站備案序號:隴ICP備17003853號     網站訪問共
技術支持:蘭州大方電子有限責任公司    建議使用 1280x1024 分辨率    IE8.0以上版本瀏覽器
江苏十一选五走势图连线 刷红包赚钱软件下载 免费麻将单机四人麻将 手机店 怎么赚钱 二八杠有多少种生死门 快乐十分计划软件天津 AG甜一甜屋 夺命侏罗纪破解版下载 重庆时时最新开奖结果 快速时时官网 重庆时时彩后一稳赚的技巧