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國家檔案局辦公室關于印發全國數字檔案館(室)建設推進會文件的通知

發布時間:2013-11-08 16:18:45  作者:佚名  來源:網絡  瀏覽次數:

檔辦發〔2013〕6號
2013年10月21日

 


各省、自治區、直轄市檔案局,各計劃單列市檔案局,新疆生產建設兵團檔案局:
  全國數字檔案館(室)建設推進會于2013年10月10日在江蘇省太倉市召開,現將國家檔案局局長、中央檔案館館長楊冬權在會議上的講話印發給你們,請結合實際貫徹落實。


  國家檔案局辦公室
  2013年10月14日

 


在全國數字檔案館(室)建設推進會上的講話
(2013年10月10日)
楊冬權


  這次會議的主要任務是:交流我國數字檔案館(室)建設的經驗,明確今后數字檔案館(室)建設的目標和任務。上午,我們現場看了江蘇太倉市和蘇州工業園區的數字檔案館(室)建設情況,剛才,又有8個單位介紹了經驗,對我們啟發很大。下面我講3個問題:
  一、為什么要召開這次會議
  數字檔案館(室)是數字時代或者說大數據時代檔案館(室)的發展方向,是現代的新型檔案館(室),是對傳統檔案館(室)的升級,是"第二代”或"升級版”的檔案館(室)。檔案工作是否現代化,我國能否成為檔案強國,其顯著標志就是看是否建成數字檔案館(室)。可以說建設數字檔案館(室),是實現我國檔案工作現代化,把我國建成檔案強國的一項迫切任務和重要內容。
  盡管國家檔案局在2005年就提出要建立一批數字檔案館,但到目前為止,全國真正建成的數字檔案館(室)并不很多。像江蘇這樣的經濟發達省份,到目前全省也只有5A級數字檔案館、室各3個,4A、3A級數字檔案室各4個,其他省份可想而知。這種狀況很難讓人滿意。2012年,一個中部省份的縣級檔案局長同我說,在他們那里,檔案館(室)如果不把檔案數字化,就無法同其他部門對接,因為各部門日常辦公傳送的都是數字形態的東西,都通過電子網絡傳送,紙質或其他非數字形態的根本不好使、不對接。這席話道出了建設數字檔案館(室)的迫切性、必要性和實用性,也增加了我推進全國檔案數字化的決心。因此,我在去年底召開的全國檔案局長館長會議上,提出了2020年全國檔案館檔案數字化數量比2010年翻兩番的硬指標,目的就是要強力推動檔案數字化工作,扎實推進數字檔案館(室)建設。
  這個指標提出后,不少同志對該不該這樣提、能不能實現還有顧慮、有疑問。為了用事實打消疑慮,統一思想,推進檔案數字化工作,我開始注意檔案數字化工作的先進典型。很快,我看到太倉市實現檔案館和進館單位檔案室檔案百分之百數字化的消息,當即決定今年在太倉開現場會,讓全國都來看現場、學先進,樹信心、鼓干勁,讓大家都像太倉一樣,下決心、花力氣去推進檔案數字化工作,加快數字檔案館(室)建設。
  看了太倉,我同大家一樣,感到震撼、震動,也感到驕傲、光榮。感到震撼、震動,是因為太倉從1999年開始,就一步一步、扎扎實實地搞檔案數字化工作,而且十幾年不改變,就像習近平總書記說的那樣,一顆釘子釘下去,一張藍圖畫到底,在全國率先實現了全市 "兩個百分百”的目標,使檔案數字化工作在全國走在了前列,成為了模范。他們做的已超出我的想象,因為我想,單把館藏檔案全部數字化目前是可以實現的,以前已有過個別的先例,但同時把所有進館單位檔案室的檔案也都數字化,甚至再過幾個月就將把全市的村級檔案也百分之百數字化,這是很不容易、很難實現的。感到驕傲、光榮,是因為像太倉這樣在一個縣級行政區域內做到"兩個百分百”的,在世界各國中也是先進、走在前列的,屬于不多見的奇跡,可以代表"檔案強國”的水平,值得各國檔案界學習,值得中國檔案工作者驕傲。
  當然,也許有人會說,太倉在中國東部沿海,是經濟發達地區,有錢,能辦成這樣的事,但經濟欠發達地區沒錢,可能學習不了。正好幾個月前,我到內蒙調研,在伊金霍洛旗檔案館,看到了又一個檔案數字化工作的先進典型。這個旗既是民族地區,又屬西部地區,但他們從2008年開始,只用了5年時間,就把館藏共500萬頁紙質檔案和資料還有聲像檔案全部數字化,并在局域網上進行目錄檢索和全文查閱。這次會上,我們也特請他們來介紹經驗,目的是告訴大家民族地區、西部地區的縣級檔案館是怎樣實現檔案數字化的。剛才介紹經驗的幾個單位中,一史館代表了館藏量巨大的中央級檔案館,他們現在的數字化工作規模,是世界各國檔案館中少有的,再有三四年時間,他們將把館藏1000萬件紙質檔案全部整理并數字化,那將又是一個世界奇跡;北京市檔案館代表了省級檔案館,而且是館藏量居省級前幾名的大檔案館,他們將在兩三年后,把館藏200多萬卷檔案全部數字化。湖北十堰市檔案館,代表了中部地區的地市級檔案館,目前他們已把館藏近15萬卷檔案的95%以上都數字化了,不久即可100%數字化。太倉市和伊金霍洛旗檔案館,則分別代表東部和西部的縣級檔案館。這樣,我們各級檔案館都有范例,東、中、西部都有可學的榜樣。此外,還有中央級、省級機關數字檔案室建設和在全市范圍內全面實現電子檔案接收等方面的先進經驗。因此,我們這次會議推出的是一群榜樣、一批先進,目的是引導各級檔案館(室)學習先進,按照這些單位已經做到的趕快去做,不要再畏難不前、止于觀望。我們這次會議的目的就在于樹立一批可供學習的數字檔案館(室)建設先進典型,倡導各級檔案館(室)以實際行動開展數字化,實現"數字轉型”"數字升級”"數字換代”,在全國檔案系統形成"數字導向”,推動建成更多的數字檔案館(室),讓我國檔案事業實現適應時代的、跨越式的"數字崛起”,成為真正的檔案強國。
  二、我國數字檔案館(室)建設的基本情況
  (一)宏觀管理穩步推進
  2002年以來,國家檔案局先后發布了《全國檔案信息化建設實施綱要》;發布了《檔案事業發展"十一五”規劃》,提出了"建立一批電子文件中心和數字檔案館,實現檔案信息資源社會共享”的總體目標;印發了《數字檔案館建設指南》《數字檔案室建設指南》,明確數字檔案館(室)建設的具體內容;發布了《檔案事業發展"十二五”規劃》,提出要"加快數字檔案館建設步伐”。同時還陸續制定了一系列相關標準,為數字檔案館(室)規范建設提供了保障。
  (二)創新實踐全面展開
  1.數字檔案館(室)建設列入了各級政府工作規劃。各級檔案部門推動數字檔案館(室)建設納入政府工作或信息化工作規劃中,寫入本級檔案事業發展規劃。各地的數字城市、城市記憶等大型項目中也都有數字檔案館(室)方面的內容。
  2.數字檔案館(室)基礎設施建設不斷加強。全國副省級市以上檔案館基本完成"三網一庫”基礎設施建設,部分檔案館(室)還進行了文檔一體化、電子文件歸檔管理、電子檔案管理、電子檔案移交接收、電子文件中心、中心機房等系統和軟硬件建設。北京市65%的市屬單位辦公自動化系統具有電子文件歸檔管理功能,77%的市屬單位使用電子檔案管理系統。天津市檔案館改建了"三網一庫”,基于互聯網的全市檔案信息共享平臺滿足了人民群眾"在家看檔案”的要求,基于政務網的電子檔案接收報送平臺也建成使用。吉林省檔案館建成以局域網、公務網、互聯網為平臺,以電子文件歸檔管理系統為核心,以檔案目錄中心、文檔管理系統、檔案網站信息發布為支撐的基本體系。江西省檔案館建設了三網網絡綜合布線系統、軟硬件與安全集成項目、電子檔案接收管理系統、聲像電子文件(檔案)采編系統。遼寧省檔案館開發了省直機關電子文件接收與歸檔平臺,并在70家省直機關試點單位進行推廣,30家單位的電子文件順利完成在線歸檔。四川21個市(州)檔案館中,多數具備了數字檔案館所必需的基礎設備和網絡平臺。云南各新建館普遍規劃和建設100平方米以上的標準化中心機房,設置電子文件中心、電子檔案查閱場所,布設標準規范物理隔離網絡。
  3.館(室)藏檔案數字化工作日益深入開展。在中央和國家機關中,目前已有中央統戰部、審計署、水利部、海關總署、新華社、國家統計局、國家林業局、國家食品藥品監管局等單位完成了室藏全部檔案的數字化,其他單位也正在開展檔案數字化工作。總之,搞的是多數,不搞的是少數。另據2012年的調查顯示,全國副省級市以上檔案館都已開展傳統載體檔案數字化,已數字化檔案占館藏總量的比例大幅提高。至2012年底,北京市和各區縣檔案館共完成紙質檔案數字化8759.5萬頁,接收電子檔案約48TB(萬兆字節),市檔案館已完成紙質檔案數字化4397萬頁,占館藏63%。上海17個區縣檔案館檔案數字化共超過3.6億頁,占館藏50%以上,部分區縣達90%以上,民生檔案數字化率全部達100%。山東全省檔案館重要檔案數字化已達30%。長春市檔案館采用"常用先掃、現用現掃、以用定掃”的"三掃”模式,檔案數字化共319萬頁。江蘇全省共完成紙質檔案數字化1.2億頁。浙江全省有30%以上檔案館已完成一半以上檔案數字化。云南全省已完成9172萬頁檔案數字化,僅省檔案館就完成3277萬頁,富源縣檔案館的90%檔案已完成數字化。
  4.檔案目錄和專題檔案數據庫不斷完善。長春有11個檔案館建立13個民生檔案數據庫,已共享民生電子數據1217萬條。寧夏回族自治區檔案館建設檔案目錄、重要檔案、多媒體檔案數據庫,采集《寧夏新聞聯播》視頻28600分鐘。山東全省館藏檔案案卷級目錄的75%、文件級目錄的65%已進入數據庫,錄音、錄像等多媒體數據庫也已建立。江蘇全省共完善各類電子目錄9000萬條,照片檔案數字化52萬幅,音像檔案數字化39萬分鐘,涉及經濟建設和民生專題數據庫30多種。烏魯木齊市檔案館為政府部門和社會公眾提供開放檔案目錄及政府公開信息的在線查詢服務,并建立珍貴檔案數據庫、照片檔案數據庫、音(視)頻檔案數據庫、光盤檔案數據庫。云南省檔案館整合全省民生檔案資源,建立民生專題數據庫群,逐步實現民生檔案"跨館查檔、就近出證”。天津檔案館檔案信息資源庫目錄數據達880萬條,各區縣檔案館電子檔案目錄累計862萬條。
  5.檔案信息服務普遍開展。天津全市可供"一站式”查詢的檔案信息達473萬條。浙江省檔案館網上發布開放檔案資料目錄24萬條,開放檔案及資料81萬頁,累計訪問量達480余萬次。河南建成檔案信息網站87個,加快了開放檔案目錄、已公開政府信息網上查詢步伐。湖北省檔案館網站總訪問量已達1800多萬人次,覆蓋40多個國家和地區。長春市檔案館公布非密檔案目錄116萬條,檔案20萬頁,開展檔案網上惠民工程,使153個社區具備了查詢政府公開信息和開放檔案信息的條件,每年發生遠程查檔出證案例達300件以上。遼寧省檔案局建成檔案網站信息資源共享平臺,實現14個市網上新聞、檔案目錄及現行文件的異地共享,現已發布開放檔案目錄200余萬條、政府公開信息目錄15萬條、開放檔案5萬多件,照片39914張。成都市提供檔案查詢服務,僅2012年就實現電子查詢利用4萬人次。云南省檔案館開通網絡查閱檔案平臺,極大地縮短了查檔時間, 4年來為群眾提供關系其切身利益的檔案證明6181頁。
  6.檔案數據異地備份工作成績顯著。根據國家有關部門"分保”"等保”工作要求和國家檔案局提出的"實施重要檔案異地備份制度”的總體要求,全國部分副省級市以上檔案館完成涉密信息系統分級保護工作、非涉密信息系統等級保護工作、重要檔案異地備份工作,并積極部署實施轄區內各級檔案部門的安全工作。福建已建立43家市、縣(區)檔案館數字檔案在省館異地集中備份機制。湖北開展了市州檔案館向省館的電子檔案數據備份工作。遼寧省檔案館與各市簽訂"電子檔案異地備份存儲協議”。云南全省147個綜合檔案館全部建立重要檔案異地異質備份制度,78%的綜合檔案館完成異質異地備份協議簽署工作,互結為重要檔案異地備份基地。北京市建立了本地、同城、異地備份體系。
  (三)存在問題
  一是宏觀管理不夠到位。國家層面上相關指導性文件和標準規范出臺相對滯后,檔案信息化標準體系、數字檔案館(室)建設標準體系不夠健全。一些地方對數字檔案館(室)建設內容認識不清,項目管理經驗少,實施方案與資金分配不合理,功能定位不清楚,系統建設低水平重復。二是統籌發展不夠到位。各地電子文件管理和數字檔案館(室)建設水平參差不齊,很多單位重視數字化設施的建設而輕視數字檔案內容的建設,以致空有數字化系統而無數字檔案內容;數字檔案資源的來源還主要依賴于對存量檔案的數字化;數字檔案資源的利用尚停留在基于目錄的簡單查詢共享,缺乏綜合的數據挖掘和深度整合;對增量電子檔案的管理尚未建立起有效的體制,未將電子文件管理納入檔案法規的范疇;電子檔案科技研究不夠深入,尚未解決確保電子檔案真實、完整、長期保存、可靠利用等關鍵問題。三是安全防范不夠到位。一些單位監管不到位,涉密和非涉密檔案信息混合管理,未進行有效劃控,存在降密使用和泄密風險;帶密級信息、敏感信息未經嚴格審查,公開上網提供利用;對合作公司的背景審查、設備檢測、人員政審不到位,存在數字檔案被合作單位拷貝留存、傳送的情況和風險;優盤、硬盤使用混亂,公私不分,內外不分,登記不明。四是隊伍建設不夠到位。對專業性人才的引進、使用、培養不夠。
  三、我國數字檔案館(室)建設的目標和主要任務
  當前,隨著信息技術的飛速發展和互聯網絡的無限延伸,數字化、網絡化、信息化已深刻地影響了人們的工作、學習、生活和娛樂,數字不再只和計算有關,更使人的生存方式發生了巨變,我們已不可逆轉地進入了大數據時代。縱觀檔案發展史,從簡牘到電子,檔案工作無不是適應科技發展而不斷更新檔案管理內容和手段才獲取更大發展的。面對大數據時代的機遇與挑戰,我們必須全面推進數字檔案館(室)建設。
  大數據時代在不斷改造傳統產業的同時,也對傳統檔案管理模式提出了挑戰。在數字信息技術環境下,電子載體和數字傳播方式的異軍突起,信息處理方式的變革,電子文件的爆炸式增長,使得檔案的傳統載體形態開始向數字形態過渡,檔案管理和利用的主要環境逐漸向電子環境遷移。傳統檔案館(室)必須向數字檔案館(室)轉變,才能適應檔案環境的新變化,開拓檔案工作的新局面。
  我國數字檔案館(室)建設的目標是:用15年左右的時間,建成以數字資源為基礎、安全管理為保障、遠程利用為目標的數字檔案館(室)體系,使各級各類檔案館(室)能夠實現對電子文件的歸檔和管理并按規定及時移交;縣以上各級國家檔案館基本建成數字檔案館,能夠接收和保管各進館單位歸檔的電子檔案,對館藏傳統載體檔案全部數字化,實現館藏檔案的數字化利用、館藏開放檔案的互聯網利用以及館藏電子檔案的安全保存和長期可利用;縣直機關以上檔案室傳統載體檔案基本數字化并實現數字化利用。
  為了實現這一目標,我們必須重點抓好以下幾項工作:
  (一)按照"存量數字化”的要求,大力推進傳統載體檔案數字化
  各級檔案館(室)的現存檔案,目前大多還是傳統載體而非數字形態的,因此,數字檔案館(室)建設的首要任務,就是要把紙質檔案、音像檔案等傳統載體的檔案數字化。這是一場硬仗,是一項工作量巨大的艱難任務。但是,這項任務早晚都得完成。不完成這項任務,檔案館(室)就不能實現轉型升級,就必然要在大數據時代落伍,就肯定不能跨進現代化的門檻。
  傳統載體檔案數字化,對檔案館(室)有著多方面的作用和意義。
  第一,它是確保傳統載體檔案安全的保障。傳統載體檔案在數字化后,將來的整理、編目、統計、查閱、編研、開發等各項工作,都可不再動用檔案,并可對檔案進行封存管理,從而大大減少了對檔案的各種人為損害或自然侵害,大大提高檔案的安全系數,從而保障檔案的安全。把傳統載體檔案數字化,實質上是向數字化要安全,用數字化保安全。
  第二,它是實現檔案精細化、自動化管理的基礎。在數字化之前,必須對傳統載體檔案進行文件級編目、錄入計算機,逐卷、逐件、逐頁地編號,破損的加以修裱,卷折的加以展平等等,這些基礎工作完成后,可使檔案達到精細化管理和自動化檢索。實際上,數字化帶動了檔案基礎工作的全面完成,使檔案管理狀況得到全面改善,使檔案管理水平得到全面提升。2008年,我們提出在檔案館(室)業務工作中實施"數字化帶動”戰略,道理就在于通過數字化能全面提升檔案館(室)各項工作水平。
  第三,它是實現為人民群眾便捷服務的最好途徑。數字化檔案的最大優點在于它可以通過網絡傳送,實現檔案信息的遠程利用、便捷利用、多人異地同時利用;同時還可以通過大數據技術,對檔案信息進行充分的、全面的、跨全宗甚至跨收藏單位的整合,并進行自動檢索,可以說,數字化使檔案利用以最新的手段、在最大的范圍發揮出最大的效益,它使任何人都可以不用到檔案館(室)去,而只通過網絡,就可以非常便利、迅速地利用、復制到檔案。在當今技術條件下,沒有任何其他辦法比這更便利于檔案利用、更能有效地進行檔案信息資源開發。任何一個檔案館(室),如果不把傳統載體檔案數字化,那么,要想最便利迅捷地為最廣大人民群眾提供利用,要想最充分地整合、開發檔案資源,都將只是一句空話、一個傳說。把傳統載體檔案數字化,實質上是向數字化要便捷服務,用數字化促便捷服務。
  第四,它將大量節省檔案館(室)的日常工作,把工作人員從繁重、復雜的勞動中解放出來。以紙質檔案為例,數字化以后,在本全宗新的檔案接收進館時,不用為了把先后進館的一個全宗檔案放在一起而倒換檔案;閱覽、編研、辦展、拍電視等利用檔案時,都不用到庫房去一件件提調檔案,也不用在歸還入庫時逐件、逐頁地清點檔案;在進行檔案統計時,也不用逐卷、逐件地對檔案進行清點;檔案封存管理后,也會省去大部分的日常管理工作。因此,盡管數字化會一次性耗費大量的人力,但數字化后又能長期節省大量的人力。
  第五,它是傳統檔案館(室)向現代檔案館(室)轉型升級的標志。數字化促進了檔案工作由傳統的管理、利用模式向現代的管理、利用模式轉變,使檔案館(室)實現了真正意義上的現代化。在今天,檢驗一個檔案館(室)是否現代化,關鍵要看其傳統載體檔案是否數字化。如果一個檔案館(室)的傳統載體檔案還沒有數字化,還沒能進入網絡提供利用,利用者利用檔案還必須到檔案館(室)來,檔案館(室)還是靠手工提調、原件提供,檔案還不能實現大范圍整合與檢索,不能實現全社會共享,那么,這個檔案館(室)就決不能說是現代化的。
  第六,它是檔案館(室)同社會上其他部門實現對接的需要。在辦公自動化、信息傳輸網絡化日益普及的情況下,社會上很多部門已經實行了無紙辦公和信息的網絡傳送。傳統載體檔案不數字化,根本無法與其他單位對接,無法融入社會。
  在數字檔案館(室)建設中,目前存在著一種偏向,就是注重數字化硬件系統、軟件系統的建設,而忽視對數字內容的積累,忽視傳統載體檔案的數字化,以至于在先進的系統中缺少內容,就好像高速公路建好了,但路上沒有車或車很少,沒有起到實效。今后,我們必須徹底扭轉這種情況,提醒各級檔案部門,數字檔案館(室)建設必須"內容為王”,著重數字內容的積累,著重傳統載體檔案數字化。下一步,我局在發布的數字檔案館測評指標體系中,將把傳統檔案數字化數量比例作為"一票否決”的硬指標,只要這個比例達不到,其他工作做得再好,也不能評定是數字檔案館(室)。我們將通過這個"指揮棒”來引導全國各級檔案館(室)從拼設備轉向拼內容,推動傳統載體檔案數字化工作快速進展。
  傳統載體檔案數量巨大,數字化任務十分艱巨。認識到這項工作的重要性、必要性并不太難,難的是克服一系列困難,動手去做。怎么做好這件工作呢?結合各單位的經驗,我認為要注意以下幾點:
  第一,要下大決心。有人可能認為數字化最難點在于找到錢,但我認為最難點在于下決心。像其他事情一樣,檔案數字化工作的最大困難在于"畏難”。開展這項工作,首先要像最近一本書名那樣,做到"心勝”。如果心態是畏難的,不敢下決心,那么,有了錢他也不敢干、不會干;反之,如果痛下決心,那么,沒有錢可以爭取到錢,有什么困難可以克服什么困難。我自己就有這種體會。前幾年,我們中央檔案館按常規按部就班地只由數字化部門的幾個人搞數字化,每年只搞十幾萬頁;2011和2012兩年,我們痛下決心,用超額按頁付酬、超額達到一定數量可以評先、出國等一系列優惠政策,鼓勵本單位各部門職工,利用工作和業余時間,集中搞,兩年就搞了400多萬頁。2010年之前,一史館的檔案數字化一直由于缺少工作場地而進展很慢,2010年中辦領導給一史館提出5年左右完成全部檔案數字化的硬任務后,我們痛下決心,外租庫房,騰出幾個庫房作場地,大規模引進專業公司開展檔案整理和數字化,兩年多時間就整理檔案360多萬件,數字化檔案近2000萬頁,大大加快了進度,估計再干3到4年,即可把檔案全部整理和數字化。因此,我希望各級檔案館(室)的領導,對傳統檔案數字化工作,一定要破除畏難情緒敢下決心,痛下決心,沒有開始干的一定要下決心開始干;已開始小規模慢慢干的,一定要下決心大規模加快干。
  第二,要整體規劃,循序漸進,持續進行。整體規劃要統籌考慮經費、人員、場地、設備、技術、檔案內容、整理與掃描及質檢工作的匹配、檔案和數據安全、備份載體、數據管理等各個方面,作出整體安排,不能鑼齊鼓不齊,顧此而失彼。循序漸進,就是優先搞利用率最高、人民群眾最需要或可以先開放的那部分檔案,然后再搞其他檔案,一部分、一部分地搞。我們中央檔案館就選擇的是利用率占全部檔案利用率一半以上的一個最重要全宗先突擊進行的。不少基層檔案館,都優先搞民生檔案的數字化,也是一種正確的選擇。因為為民所用,是檔案數字化的核心價值。持續進行,就是一顆釘子釘下去,一年接著一年干,一茬領導接著一茬領導干,不要中斷,直到搞完為止。
  第三,要運用各種人員力量、各種激勵手段。數字化前處理和加工需要大量的人員。人員力量,要充分運用本單位人員和外請人員兩種力量。本單位人員可以有工作時間干的和業余時間加班干的,外請人員可以有高校等合作單位的技術人員、檔案形成單位的人員、外包專業公司的人員等。可以或有條件讓外請人員干的,可大量聘外請人員干,以加快速度。無論對哪類人員,都要充分運用各種有效的激勵手段,比如超額獎勵、開展競賽、評比先進等,來調動人員積極性,提高數字化速度和工作效率。事實證明,有激勵手段,一個人可以頂幾個人用。
  第四,要注意安全。安全首先是檔案實體安全,要以嚴格清點、全程錄像監控、輕拿輕放、嚴禁把檔案帶出工作場所等各種手段,確保數字化過程中檔案一件不丟、一件不壞、一件不亂。其次是檔案數據安全,要以各種最嚴厲的手段,確保外請人員對數字化信息不帶出場外、不據為己有、不隨意傳輸。為了確保檔案安全,我們中央檔案館首先把準備加工的檔案中所有標密的檔案全部挑出來進行鑒定,能解密的隨時解密,然后把所有不涉及國家秘密的檔案外包給專業公司加工處理,所有涉密的檔案皆由館內職工加工處理,以此確保外請員工不接觸國家秘密。外包公司與我館簽有保密協議,加工設備皆由我館提供并封閉所有下載端口,公司任何人都不能下載加工數據,確保任何數據不會外泄。同時,我們還有其他一系列安全措施,確保檔案安全、主機安全、網絡安全、數據安全。這些有效辦法,可供各單位借鑒采用。
  第五,要注重質量。不但要保證掃描后的數字檔案內容完整、畫面清晰,與原件一一對應,還要確保其具有法律效力。不能出現漏掃、錯掃、掃描不清、掃描不全等情況。要通過全程質量控制、全面質量檢查等方法來確保數字化質量。
  為了促進傳統載體檔案數字化工作,國家檔案局將從今年開始,每年年底對副省級市以上檔案館和中央國家機關檔案室的檔案數字化進展情況在全國范圍進行通報。請各省檔案局也從今年起,每年年底對各地、縣檔案館和省直機關檔案室的檔案數字化進展情況在全省范圍內進行這樣的通報。通報內容不要太復雜,只通報傳統載體檔案今年完成數字化數量(畫幅)、約占館藏傳統載體檔案總量的百分比這兩個關鍵數據,并分別按完成數量和比例大小進行兩種順序的排列,以促進后進單位的工作。我們要用通報這個手段,來進一步鞭策各級檔案館(室)加大數字化工作力度。
  (二)按照"增量電子化”的要求,全面開展原生電子文件的歸檔、接收工作
  隨著辦公自動化的日益普及,絕大多數檔案形成單位的好多文件現在都有電子文件,新形成的檔案都有電子檔案。因此,今后各級檔案館(室)的新增檔案,多數都已經是數字檔案。我們必須從源頭抓起,及時地把新形成的電子文件歸檔保存,并進一步及時地接收進檔案館備份保存。這樣,一方面避免新形成的電子文件散失無存,一方面也使新增的檔案將來不用再搞數字化。目前,有關電子文件管理的標準、規范日漸完善,電子文件歸檔、接收工作的條件已基本成熟。如果再不開展這項工作,將導致紙質檔案不斷進館、館藏傳統載體檔案數字化工作永無止境,并造成國家人力財力物力重復浪費。
  各級檔案館(室)要把做好電子文件的歸檔、接收作為數字檔案館(室)建設的大事來抓。各級檔案室要切實履行好收集管理本單位各類檔案的職責,把本單位所有應歸檔的電子文件及時集中歸檔,做到應歸盡歸,并按規定向有關檔案館或電子文件備份中心移交,做到應交盡交。各級檔案館要積極建設電子文件備份中心,及時地對本級各機關電子文件進行在線接收或離線接收,并相應進行脫機異地備份,確保電子文件的安全。
  一要合理規劃。各地要結合實際,按照"典型示范、梯次推動、全面開展”的原則,盡快制定電子文件歸檔、接收路線圖和日程表,作為今后一段時間內電子文件管理的指引和目標。電子文件管理比較先進的地區和單位要積極進取,將局部優勢、個別優勢擴大為整體優勢、全面優勢。電子文件管理相對薄弱的地區和單位要克服畏難情緒,充分發揮后發優勢,在推動工作中解決問題、取得進展。
  二要嚴格規范。各地要以數字檔案館(室)建設為契機,認真梳理電子文件管理的標準和規范,研究確定文書、錄音、錄像等各門類電子文件歸檔范圍和保管期限,明確電子文件歸檔和接收要求,保證歸檔或接收的電子文件收集齊全、整理有序、命名科學、格式規范、元數據合理有效,實現齊全完整、標準規范的優質檔案信息資源建設目標。
  三要加強交流。電子文件的歸檔、接收工作是新鮮事物,尤其需要注意經驗的積累和實踐的驗證。要大力加強本地區各單位、本地區與其他地區的工作交流,把這些交流當作普及業務知識、交流先進經驗、推動工作進展的重要手段,通過推廣好經驗、好做法,在電子文件的歸檔、接收工作中形成先進促后進,后進追先進的生動局面,推動電子文件管理水平整體上臺階。
  為了推動這項工作,各級檔案局從今年起,也要對本級國家檔案館各進館單位檔案室的電子檔案集中歸檔情況和向檔案館移交情況,與傳統載體檔案數字化情況一并通報。
  (三)按照兩個《建設指南》的要求,大力加強數字檔案館(室)的硬件、軟件建設
  硬件和軟件建設是數字檔案館(室)的基礎和前提條件。從全國來看,目前還有相當數量的檔案館(室)在硬件、軟件建設方面存在"硬件不硬、軟件很軟”的狀況,基礎設施建設離檔案信息化的要求還有相當距離。各級檔案部門要緊緊依靠當地黨委和政府,爭取政府電子政務建設部門的支持,將數字檔案館(室)硬件、軟件建設與區域電子政務和信息化硬件、軟件建設相銜接,作為電子政務基礎設施建設的重要一環同步實施。
  要堅持硬件、軟件建設兩手抓,推動硬件建設、軟件建設協調發展、互相促進。具體來說,在硬件建設上,要根據實際情況,整體規劃,研究提出符合實際的硬件建設方案和要求,既不要貪大求洋,又要能充分滿足數字檔案館(室)的建設需求。有些需求較大的硬件項目,可以一次規劃、預留空間、分步實施,不一定一次到位。在軟件建設上,要注意軟件的標準和統一。要以貫徹實施《數字檔案館建設指南》和將要發布的《數字檔案室建設指南》為契機,著眼"文檔一體”"館室一體”,推動開發、使用符合國家標準的,架構合理、功能齊全、擴展靈活、簡單易用的軟件產品,將原先檔案實體輔助管理軟件,升級、擴展為適應辦公自動化環境的新一代檔案管理軟件。要創造性開展工作,抓住各單位辦公自動化或檔案軟件建設、升級的契機,通過統一要求、加強指導、配發軟件等方式,力爭使本地區數字檔案館(室)的軟件建設合乎標準、規范統一。檔案部門在硬件、軟件建設中要爭取主動,增強話語權,在涉及檔案資源內容管理、處置權限等方面堅定立場,確保檔案信息資源管得住、管得好。
  (四)按照"安全第一”的要求,全面提升數字檔案館(室)的抗風險能力
  在信息技術條件下,數據的改動更為便捷,數據的載體更為脆弱,數據的存儲密度更大,數據管理的方式更為復雜多樣,因此,數字檔案館(室)必須把數據安全放在第一位,從各個環節確保數字檔案信息的可靠、可用、不泄密、不被非法更改與獲取。
  數字檔案館(室)從建設伊始,就要對數字檔案的安全問題給予充分重視,嚴格遵循國家相關標準和技術規范,建設安全保障體系,通過基礎設施建設、組織制度完善和安全技術保障等多種手段,來實現和保證數字檔案信息安全。一要按照《檔案信息系統安全等級保護定級工作指南》,盡早完成對本單位非涉密檔案信息系統的定級,并按照《信息系統安全等級保護管理辦法》要求和相關的標準,在當地公安部門指導下進行等級測評,對發現的安全問題及時、認真地整改。對涉密的檔案信息系統建設管理應遵守國家保密行政管理部門的規定,進行涉密信息系統的分級保護。二要針對數字檔案資源是否涉密、數據格式的類型以及與實體檔案的關系,進一步細化與規范數字檔案資源的歸檔、進館、保管、保護、鑒定、降密解密、復制加工以及利用等業務流程要求,并建立起權(限)責清晰、可行性強的管理制度。三要提升數字檔案館(室)的抗風險能力,針對信息技術條件下存在的數據竊聽、電磁泄漏、電力中斷、載體損壞、自然災害、非法訪問、計算機病毒、黑客攻擊、系統超負載、假冒身份、權限擴散、數據篡改、操作失誤等風險,制定相關技術措施,強化管理與審計手段,完善應急預案,建立起災難恢復機制,提高應急處置能力。四要爭取地方財政進一步加大對檔案信息安全建設的投入,在信息系統建設伊始,就將信息安全等級保護建設、等級測評、整改、信息安全服務和培訓等費用納入相關預算。
  (五)按照"服務為先”的要求,共同參與全國開放檔案共享平臺的建設
  提升檔案公共服務能力,實現檔案信息資源的社會共享,解決傳統檔案的利用方式不能滿足新時期廣大人民群眾對檔案利用需求的矛盾,是建設數字檔案館(室)的主要目的之一。檔案數字化的目的,首先在于實現更廣泛的利用。各級檔案館(室)對已數字化的檔案,尚未放入數據庫或局域網提供利用的要盡快放入數據庫或局域網提供內部利用;尚未開展開放鑒定的要盡快開展開放鑒定,并把可開放的放入政務網或互聯網供社會共享。國家檔案局今年開始建立全國開放檔案信息資源共享平臺,就是要打通檔案信息社會共享、服務群眾的"最后一節路”,讓各級檔案館(室)的已開放檔案在更大平臺上,供更多人共享,發揮更大作用,推動以服務群眾為主導的檔案信息化體系的實質性建立。今年包括中央檔案館、一史館、二史館在內的全國50家副省級市以上檔案館都要參與該項目建設。這項工作的推出將不僅提升檔案館服務社會的能力,更是對各檔案館檔案開放鑒定工作、編研工作、利用工作、檔案信息資源開發能力、檔案館信息化水平的一次全面檢驗。各參建檔案館要深刻認識其重要意義,積極參與,認真對待。
  這項工作實施之前,我們征求了大家對這項工作的意見,這50家檔案館都認為這是提升檔案服務能力、充分發揮檔案作用的一件好事。但也有一些檔案館有畏難情緒,擔心每年公布2萬件檔案的任務完不成,擔心檔案公布后的數據安全、社會責任。其實每年鑒定開放2萬件檔案對副省級市以上檔案館來說并不是很難的事,相當于2個專人的一年工作量。請在座各位關注一下此事,抽調精兵強將攻關,把這個項目的臨門一腳踢好。實際上,在這之前,不少館已經以各種方式向社會開放過不少檔案,有的甚至就是在網上公布的全文。現在要做的,只不過是先把你們過去以各種形式公布過的檔案,集中、統一地放到國家檔案局搭建的一個公共平臺上,以互聯網形式在更大范圍向利用者開放。今年7月,國家檔案局辦公室印發了相關通知,9月,國家檔案局檔案科研所進行了專門培訓,進一步明確了技術要求和任務安排。現在距平臺開通還有一個多月,我想請大家一方面要抓緊準備,集中人力物力,打個殲滅戰,在規定的時間內完成本單位的數據組織工作;另一方面要把好審查關,確保所提供的數據都屬于可開放的范圍,確保涉密及敏感信息不外泄。同時,在確保安全的條件下,我們對上傳開放檔案數量只定下限,不定上限,鼓勵有條件的館多上傳,各地上傳情況,我們將在每年年底予以通報。
  當第一步完成副省級市以上檔案館的開放檔案共享后,明年我們將陸續要求全國地縣兩級檔案館也這樣做,以逐步實現全國各級檔案館開放檔案的社會共享。我們決心逐步把這個平臺建成世界上規模最大和具有巨大影響力的檔案資源共享平臺,成為國際檔案界的一個知名品牌。
  (六)按照"保障有力”的要求,抓好數字檔案館(室)工作體制和機制建設
  檔案館(室)建設的保障工作是一項綜合性工程,各級檔案部門一定要從全局著眼,下大力氣搞好組織保障、人才保障、制度保障、經費保障,為數字檔案館(室)建設創造良好的發展環境。各級檔案部門要理順工作體制機制,成立由主要領導掛帥,有關部門共同參與的領導小組,統籌開展工作。要提升全員水準與引進專業人才一起抓,善于發現和培養具有發展潛力的中青年優秀人才,積極引進和培養既懂計算機技術又了解檔案內容和檔案管理業務的復合型人才。要結合兩個《建設指南》,制定滿足規范要求又適應本地區、本單位需要的制度或辦法,使數字檔案館(室)建設有章可循,有據可依。要主動加強與黨委政府和機關、團體、企事業單位的溝通與協作,爭取相關部門重視,在經費投入上適當向數字檔案館(室)建設傾斜。各級檔案部門要及時對各檔案館(室)的各項保障情況進行督促檢查,力爭在較短時間內使數字檔案館(室)建設的保障水平有明顯的提升,為數字檔案館(室)建設保駕護航。

 

 

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